Em ambientes empresariais, diversos são os desafios para manter os negócios alinhados às demandas do mercado. Os papéis da direção, gestão e colaboradores são primordiais para o sucesso nesse quesito. Contudo, se superar os desafios internamente já é complexo, imagine quando fatores externos (como outras empresas) também são envolvidos!
Quando uma empresa precisa se valer de outras para o desempenho de suas atividades, ou seja, recorrer à contratação de serviços, algumas incertezas costumam surgir.
A contratação de uma transportadora é uma prática bastante comum no mundo empresarial de hoje. Inclusive, muitas empresas se especializaram na prestação desse tipo de serviço, em razão da forte demanda em diversos setores, a exemplo da logística, como veremos adiante.
No post de hoje, vamos falar um pouco mais sobre a contratação de uma transportadora, mostrando como essa prática pode contribuir para o sucesso da sua empresa. Além disso, vamos mostrar 7 maneiras de torná-la ainda mais proveitosa. Acompanhe!
Por que considerar a contratação de serviços?
Com uma rotina repleta de processos importantes, muitas empresas têm dificuldade em gerenciar tudo aquilo que envolve diretamente as suas atividades-fim, já que isso acaba tomando muito tempo.
Dessa forma, contratar os serviços de outras empresas para as atividades-meio — ou seja, aquelas que não estão ligadas diretamente à atuação da empresa, mas tem uma grande importância, como almoxarifado, zeladoria, limpeza e segurança — se torna uma saída para melhorar a gestão do negócio.
Atualmente, grande parte da prestação de serviços terceirizados envolvem as atividades listadas anteriormente. Essa é uma tendência crescente no mercado, dada a quantidade de benefícios que as empresas contratantes podem experimentar, dos quais podemos citar:
- maior eficiência;
- redução no quadro de funcionários;
- redução nos custos;
- diferencial competitivo;
- diminuição de obrigações trabalhistas e previdenciárias.
De maneira geral, a contratação de serviços tem sido uma alternativa interessante, inclusive para as micro e pequenas empresas, que veem nos benefícios citados uma forma de poupar tempo, dinheiro e esforços, já que transferem algumas responsabilidades às prestadoras.
Além disso, é importante mencionar que há um forte estímulo do governo para essa prática, afinal, ela contribui para a geração de empregos e fortalece a economia.
Contratar uma empresa para a demanda de logística é uma boa opção?
A resposta para essa pergunta é sim. Contratar uma transportadora tem sido um dos caminhos mais utilizados pelas pequenas empresas para solucionarem os problemas no setor.
Atualmente, existem grandes empresas especializadas na prestação de serviços de logística. Para se ter ideia das vantagens dessa operação, até mesmo empresas de grande porte contratam esse tipo de serviço.
Um diferencial é a qualidade na prestação dos serviços. Quando se tem à disposição empresas prestadoras de alto padrão, os resultados e a satisfação do cliente final são altamente positivos.
O que é importante considerar antes de iniciar o processo de contratação?
Antes mesmo de começar a contratar uma transportadora, é preciso fazer um planejamento e levantar alguns pontos que são essenciais para um bom fechamento de negócio. Entre as principais dicas de cuidados, podemos citar:
1. Conheça a sua demanda
Antes de partir para a negociação com as transportadoras, deve-se conhecer quais são suas necessidades em termos de frequência, prazos (de entrega e pagamento) e, principalmente, qual é o valor máximo que se pode alcançar para que o negócio seja fechado.
Quando essas questões não estão bem delineadas, os negociadores ficam mais sujeitos às condições que os fornecedores oferecem e podem prejudicar os resultados — deixando de alcançar os potenciais benefícios.
2. Escolha transportadoras especialistas no tipo de carga que será transportada
Este é um grande diferencial para conseguir fechar boas negociações na sua empresa: selecionar fornecedores que são especialistas no tipo de carga é a melhor forma de alcançar bons resultados depois que o contrato for fechado.
Uma distribuição de carga fracionada, por exemplo, é muito complexa e envolve diversos fatores que precisam ser bem organizados — principalmente a consolidação dos pedidos e o planejamento de rotas —, visto que influenciam diretamente na satisfação dos clientes.
3. Realize várias cotações
Nesse caso, o ideal é contar com 3 (ou mais) propostas de transportadoras, pois isso ajuda a aumentar o poder de barganha dos negociadores. Assim, eles podem reunir informações mais detalhadas sobre o que os melhores fornecedores oferecem e criar melhores condições para o fechamento do contrato.
4. Prefira contratos de longo prazo
Para evitar o trabalho de ter que abrir diversas cotações para cada situação, busque selecionar os melhores fornecedores (de acordo com critérios de avaliação predefinidos) e criar uma relação de parceria de longo prazo. Além disso, esse tipo de contrato ajuda a conseguir descontos nos preços e formas de pagamento mais flexíveis.
5. Procure realizar negociações “ganha-ganha”
O melhor resultado para uma negociação é aquele em que as partes saem satisfeitas com o acordo fechado. Mas nem sempre é fácil chegar a essa solução, visto que ambas precisam ceder em alguns pontos.
Por um lado, o papel do negociador é buscar melhores condições de preço e prazo. Contudo, é preciso ter a sensibilidade de saber até onde pode ir — evitando pressionar demais a transportadora e correr o risco de perder um bom contrato ou então a qualidade do serviço.
Quais são as melhores práticas para contratar uma transportadora?
Para atingir um nível satisfatório de eficiência na contratação de serviços, algumas práticas são indispensáveis. A seguir, separamos 7 dicas que podem auxiliar nesta tarefa:
1. Avalie as competências básicas
O primeiro passo para iniciar a contratação é ter uma lista bem definida de quais são as competências mínimas que a transportadora precisa ter para atender suas necessidades. Nesse caso, pode-se incluir alguns parâmetros como: padrão de qualidade, cumprimento de prazos, custo-benefício, suporte ao cliente e sustentabilidade.
Além de ser um guia para avaliar os fornecedores, essa checklist pode ser a ferramenta que ajudará a escolher o melhor prestador do serviço.
2. Analise os valores da empresa
Além dos preços que são cobrados pelos serviços, também vale a pena verificar quais são os valores da transportadora enquanto empresa. Para uma boa parceria de negócios, vale a pena verificar se eles estão próximos do que sua empresa pratica — o que aumenta as chances de a relação comercial dar certo.
3. Verifique as recomendações de outros clientes
Outro aspecto que vale a pena considerar ao escolher as transportadoras é a reputação que as empresas possuem no mercado. Isso pode ser feito por meio de pesquisas na internet e consulta a outros clientes, a fim de saber o que está sendo falado sobre os serviços e como eles são avaliados.
Essa estratégia é boa para receber uma opinião de empresas que tiveram uma experiência direta com o fornecedor. Assim, a visão sobre os pontos positivos e negativos é mais próxima da realidade.
4. Analise a rentabilidade e estabilidade
A verificação da saúde financeira das empresas contratadas também pode (e deve) ser feita, se possível. Analisar esse critério é uma forma de se certificar de que a transportadora terá condições de cumprir com o contrato até o final, com o mesmo nível de qualidade e frequência de atendimento.
5. Verifique a agilidade e a flexibilidade dos processos
Ao realizar uma negociação, também pode-se analisar os processos da transportadora e verificar se ela consegue oferecer agilidade e flexibilidade, além de se adequar às mudanças ou urgências que podem ocorrer (como um aumento na demanda).
Quando essa chamada “escalabilidade” existe, é sinônimo de que a empresa possui condições melhores de compreender as necessidades dos clientes e consegue se preparar para atuar mesmo com mudanças.
6. Não contrate uma transportadora se baseando apenas no preço
A economia é sempre um dos pontos principais em uma negociação. Afinal, reduzir custos é sempre uma meta, não é mesmo? Porém, ela não deve ser o fator de maior peso, principalmente se for em detrimento do nível de qualidade do serviço prestado.
Portanto, o ideal é considerar todas as variáveis que são relevantes para o negócio (como prazos para entrega e pagamento). Vale sempre lembrar que a satisfação dos clientes está em jogo, e um processo de transporte bem organizado pode trazer retornos maiores do que os valores pagos no frete.
7. Observe como a empresa se comunica
Ainda na fase de negociações, é importante observar como é o processo de comunicação da transportadora. Se ainda nessa etapa, que é a de conquista, existem problemas para solucionar dúvidas, obter respostas para os e-mails e demora no envio de informações importantes, por exemplo, imagina como será depois que sua empresa virar cliente.
Como estabelecer um bom relacionamento com os fornecedores?
Depois que sua empresa já conseguiu contratar uma transportadora que preenche os requisitos definidos, ainda existem práticas que podem ser adotadas para alcançar ainda mais o sucesso nessa relação de parceria. Entre as dicas que podemos dar para tornar isso possível, estão:
1. Elimine os fornecedores que não entregam resultados satisfatórios
Para que se consiga resultados satisfatórios, é necessário eliminar os fornecedores de serviços que não conseguem manter o nível de qualidade requerido, causando atrasos frequentes ou gerando um grande índice de reclamação, por exemplo.
Dessa forma, ao implementar um padrão mínimo necessário para continuar atendendo, consegue-se contar apenas com as empresas que possuem capacidade operacional para alcançar um bom SLA.
2. Alinhe os processos entre as empresas
Para que a parceria renda bons frutos, o ideal é permitir que a transportadora conheça os processos, a demanda e as necessidades da sua empresa. Dessa forma, consegue-se uma garantia maior de que elas serão atendidas da melhor forma possível — ou alinhe as expectativas caso alguns pontos precisem de ajustes.
3. Desenvolva um bom relacionamento com a transportadora
A comunicação com a contratada é a melhor estratégia para desenvolver e manter um bom relacionamento entre as empresas. Nesse caso, ela deve ser ágil, simples, clara e fluída — com uma troca constante de informações entre pessoas e processos envolvidos.
Dessa forma, consegue-se realizar melhorias e correções com maior facilidade. Em outras palavras: é o caminho para otimizar as operações logísticas de ambas as empresas, aumentar a produtividade, atender os clientes com mais qualidade e criar uma cadeia de abastecimento eficaz.
4. Estabeleça uma comunicação clara e fluida
Por falar em comunicação, o ideal é deixar bem claro o que se espera da transportadora, ao mesmo tempo em que a contratada pode expor quais são os principais desafios da operação, quais melhorias podem ser feitas nos processos, quais são as oportunidades, entre outros pontos.
Ao manter um diálogo claro e franco, ambas conseguem chegar a um acordo com mais agilidade e identificar quais ações precisam ser tomadas na prática.
5. Continue promovendo a relação de “ganha-ganha”
Além da negociação, essa visão também vale para manter o relacionamento em um nível satisfatório. Para isso, vale lembrar que não adianta pressionar e exigir que todos os pontos solicitados sejam atendidos pela transportadora, ou seja, o foco deve estar em fazer concessões de algumas questões, para ganhar benefícios em outras.
6. Valorize e reconheça a importância de todos
Independentemente se o funcionário é contratado da sua empresa ou de uma transportadora, é fundamental reconhecer a sua importância. Afinal, reconhecimento e valorização são práticas que influenciam diretamente a produtividade de uma equipe.
Logo, isso pode ser altamente vantajoso para a rotina de operações da empresa, que contará com colaboradores mais motivados e engajados com os propósitos da empresa.
7. Acompanhe indicadores de desempenho
O sucesso de uma contratação de serviços de transporte também envolve a forma como a empresa lida com produtividade e desempenho desse trabalho.
É fundamental estabelecer um padrão de qualidade, a fim de que todos, indiferentemente do vínculo empregatício, se esforcem para atingi-lo. Dessa forma, possuir bons indicadores de desempenho pode ser uma alternativa viável para controlar o trabalho de todos os funcionários, terceirizados ou não. Entre os que podem ser acompanhados estão:
- nível de serviço de entregas;
- índice de avarias e extravios;
- índice de trocas e devoluções.
Por fim, uma transportadora de serviços pode ser uma grande aliada das empresas na busca por uma atuação mais eficiente e lucrativa. Os benefícios dessa política, como vimos, são inúmeros e podem ser experimentados por empresas de diferentes portes. Por esse e outros motivos, a contratação de uma empresa de transporte já é uma realidade!
O que achou do nosso post de hoje? Quer aproveitar para saber como avaliar melhor suas transportadoras? Então aproveite e confira agora mesmo o nosso checklist!
Tags:cotação, logistica, rentabilidade, sustentabilidade, transportadora
