No dia a dia as empresas lidam com inúmeros documentos a serem preenchidos, emitidos e controlados. Existe uma grande quantidade de contribuições recolhidas e penalidades no caso de não cumprir com a lei.
A complexidade da legislação tributária brasileira faz com que a gestão fiscal seja um mistério para grande parte dos gestores. Mas apesar das dificuldades, negligenciar essas obrigações causa prejuízos financeiros e até mesmo judiciais ao negócio.
No universo logístico, compreender a documentação fiscal, como a Nota Fiscal de Transporte e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), é essencial para a conformidade e eficiência operacional.
Este guia esclarece as principais dúvidas, ajudando você a evitar penalidades e melhorar sua gestão fiscal. Vamos esclarecer esse tema complexo e garantir que sua operação esteja sempre em dia com as exigências legais.
1. Há diferenças entre a Nota Fiscal utilizada para o transporte da carga e o Conhecimento de Transporte Eletrônico?
Embora possa existir uma certa confusão na distinção entre esses dois documentos fiscais, eles são bem diferentes.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico, chamado de CT-e, é um documento que se refere à prestação de serviços de transporte de cargas de natureza intermunicipal, interestadual e internacional. Ele é válido para qualquer modal de transporte e pode substituir alguns documentos fiscais e tem o objetivo de documentar a prestação de serviço e precisa ser autorizado pelas Secretárias da Fazenda do Estado da Origem do transporte da Carga. O imposto que incide sobre esse documento é o ICMS.
Já a nota fiscal utilizada para o transporte da carga, tem o objetivo documentar/evidenciar a circulação da mercadoria/produto que está sendo transportado. Sendo também tributada pelo ICMS e pelo Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI). Além dos CT-e, as empresas de transporte de cargas, devem emitir também, Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e), para as prestações dentro do mesmo município, a diferença é que nesses casos, o documento é tributado pelo Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, chamado de ISSQN. Cabendo aos municípios definir as alíquotas, respeitando os limites mínimo de 2% e máximo de 5%.
2. Quem é responsável pela emissão desses documentos?
Essa dúvida é comum para muitos documentos fiscais de transporte, pois geralmente ela envolve, no mínimo, três agentes: o remetente, o destinatário e a transportadora.
NFS-e
No caso da nota fiscal de transporte, a responsabilidade é daquele que está enviando a mercadoria. Ou seja, é o remetente da carga que deve preencher e emitir o documento, pois a nota fiscal representa a mercadoria que está sendo transportada.
Atualmente, essa nota é emitida em formato eletrônico. Para se registrar, é preciso ir ao site da SEFAZ que, após a aprovação, fornecerá uma chave privada ao empreendedor. A partir daí, a empresa deve enviar o documento de aprovação assinado eletronicamente ao sistema da Secretaria.
Assim, sempre que a SEFAZ receber uma fatura, o site fornece um código em tempo real, que validará a nota fiscal de transporte. O embarcador recebe, então, a fatura em formato XML, e poderá imprimir a versão física, chamada de Documento Auxiliar da NF-e (DANFE).
CT-e
O agente responsável por emitir o CT-e é a transportadora, visto que o documento se refere apenas ao transporte da carga. Para emiti-lo, o primeiro passo é solicitar o credenciamento do seu CNPJ na SEFAZ.
Também é preciso adquirir um software emissor do CT-e, pois a SEFAZ encerrou seu programa de emissão gratuita em janeiro de 2017. Depois, é preciso dispor de um Certificado Digital, que funciona como uma assinatura, disponibilizado por uma Autoridade Certificadora credenciada.
Antes de emiti-lo, ainda é preciso configurar a empresa. Para isso, devem ser informados dados como o tipo de regime tributário (Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido) e as alíquotas de ICMS do estado de origem e destino.
3. Quais dados devem ser incluídos no preenchimento?
NFS-e
Todas as informações referentes ao proprietário da carga e ao seu destinatário precisam estar discriminadas no documento. Primeiramente, é preciso comunicar de forma bem clara todas as características da carga. Ou seja, suas dimensões, quantidade, peso, tipo de mercadoria, entre outros.
Devem constar quaisquer dados que comprovem a equivalência entre o que consta na nota fiscal e o que está sendo transportado de fato. Dados sobre a prestadora de serviços, no caso, a transportadora contratada, também são indispensáveis.
CT-e
Durante o preenchimento desse documento, devem ser inseridas informações sobre o remetente. Nesse caso, o emissor da nota fiscal das mercadorias transportadas. Os dados do destinatário também precisam constar no CT-e, bem como informações sobre o veículo e o motorista.
Alguns dados que constam na nota fiscal de transporte também são obrigatórios para validação do documento. É preciso incluir as informações fiscais, que podem ser preenchida automaticamente por meio de softwares. Por fim, ainda deve constar o valor total do serviço.
4. Existem particularidades nas notas fiscais relativas ao segmento de transportes?
As notas fiscais são utilizadas em diversos segmentos, mas no caso dos serviços de transporte existem algumas particularidades. Por não as conhecerem, muitos embarcadores acabam enfrentando prejuízos graves.
A emissão desse documento é obrigatória para cada viagem contratada e por cada veículo. Ou seja, se a empresa contrata uma transportadora para a entrega de uma carga que exige duas viagens ocupando três veículos, no final serão emitidas seis notas fiscais.
É importante atentar que na maioria dos estados da federação, existem prazos de validade da nota fiscal para o transporte, contados inicialmente a partir da data de saída da mercadoria.
5. A minha empresa realmente precisa se preocupar com esses documentos?
Sim, ambos os documentos fiscais de transporte são importantes para comprovar que a prestação do serviço foi efetuada dentro dos padrões estabelecidos pela lei. O governo os utiliza como uma forma de garantir que os tributos necessários estão sendo recolhidos.
Por isso, os veículos economizam tempo de parada em postos fiscais de fronteira, e o processo de fiscalização dos produtos transportados é muito mais ágil. Além disso, a empresa não corre o risco de ser prejudicada com medidas como a apreensão de mercadorias.
Com um bom controle desses papéis, é possível melhorar a gestão da empresa, assegurando a integridade da carga transportada e a sua entrega ao destino final. Outro ponto importante é que sua emissão facilita a contratação de um seguro, que pode oferecer uma proteção extra aos itens transportados.
Deixar de seguir as normas estabelecidas pelo fisco pode gerar complicações que comprometem o sucesso de toda a empresa. Por isso, é recomendado que o profissional de logística se mantenha informado sobre o trâmite legal envolvido nessas operações.
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