O transporte rodoviário de cargas é o meio mais utilizado no Brasil para a remessa de mercadorias. Com a popularização de compras on-line, a movimentação de cargas se tornou ainda mais intensa, consolidando ainda mais esse meio de transporte. Empresas de diversos segmentos e portes realizam suas compras de materiais e também dependem de transportadoras para entregar suas encomendas aos clientes.
Para maior satisfação dos clientes, as empresas investem em boas práticas que possam garantir uma boa experiência de compra, como entregas mais rápidas e seguras.
Um dos fatores que podem atrasar a saída de produtos para a entrega é a documentação. Administrar com cautela o pagamento dos tributos e cumprir todas as etapas burocráticas são importantes funções da gestão fiscal, além de essenciais para que o transporte de mercadorias não sofra interrupções.
Para assegurar uma movimentação segura e sem problemas para suas cargas, conheça quais são os principais documentos fiscais para o transporte de cargas e saiba mais sobre suas funções!
Quais são os documentos fiscais básicos para o transporte de cargas?
Existem documentos que são sempre requisitados para o transporte de qualquer tipo de mercadoria no país. Contudo, é preciso ressaltar que cargas especiais — remédios e produtos químicos, por exemplo — ou outros itens cujo volume exceda o tamanho de um veículo, podem requerer uma documentação extra para que o transporte seja feito.
Para ficar bem informado sobre esses casos, é necessário consultar a Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), o Departamento Nacional de Infraestrutura de Transportes (DNIT) e demais autoridades de trânsito locais para conferir a documentação necessária.
Em geral, são seis os documentos fiscais básicos exigidos para o transporte de cargas:
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A nota fiscal é um documento obrigatório e deve ser emitida na compra e venda de qualquer produto ou serviço. Esse documento registra detalhes sobre a transação e impostos que foram e/ou serão recolhidos.
Atualmente, esse documento pode ser emitido pela internet, facilitando e agilizando os trâmites entre os emissores da nota e os órgãos públicos. O consumidor também pode ter um acesso mais rápido a essa informação.
2. Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
A nota fiscal virtual possui um documento auxiliar, uma versão impressa conhecida como DANFE. Esse documento tem como função facilitar o acesso às informações existentes na NF-e; contudo, ele não a substitui, servindo apenas para o trânsito da mercadoria. Ou seja, ambos devem ser emitidos ou disponibilizados para os demais participantes: o arquivo eletrônico da NF e o eXtensible Markup Language (XML) e o documento impresso.
Outra finalidade desse documento é colher a assinatura da pessoa que recebe a mercadoria na hora da entrega ou do serviço prestado. Dessa maneira, ele funciona como um comprovante físico de que a operação foi realizada.
3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Esse documento se assemelha a uma nota fiscal, todavia ele refere-se à prestação de serviço de transporte de carga feito por qualquer modal — rodoviário, ferroviário, hidroviário, dutoviário e aéreo.
O CT-e precisa ser registrado/autorizado, virtualmente, no site das Secretarias das Fazendas Estaduais (Sefaz) e está sujeito a checagens em postos de fiscalização. A legislação vigente determina que ele seja válido em todos os estados do país.
4. Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
Assim como acontece com a NF-e, o CT-e também possui um documento auxiliar que atua como sua representação física.
Assim como a DANFE e a DACTE, esse documento acompanha a carga em trânsito e contém dados que permitem a conferência do CT-e no site da Sefaz. Assim como no caso da nota, o DACTE não substitui o conhecimento de transporte eletrônico (XML).
5. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
Para minimizar a burocracia e a emissão de diversos documentos, o governo federal criou o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, que tem como principal finalidade otimizar as obrigações dos contribuintes ao mesmo tempo em que permite o acompanhamento de todas as operações comerciais pelo fisco.
Portanto, o MDF-e agiliza/centraliza o registro dos documentos fiscais, compilando diversas informações em um só lugar. Também é emitido e armazenado digitalmente e é válido em todo o território nacional. Com ele, é possível identificar detalhes sobre a carga e outras características do transporte.
6. Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
Como todos os documentos aqui antes citados, o MDF-e também possui um registro auxiliar, uma cópia física, que acompanha a mercadoria. Da mesma forma, esse documento auxiliar também não substitui o documento eletrônico (XML).
Qual a importância da tecnologia para a gestão fiscal?
É difícil não perceber que a quantidade de documentos exigidos para o transporte de mercadorias é considerável. Isso só reforça a importância da organização e cautela em todas as etapas da gestão fiscal, estando atento aos detalhes para garantir um transporte sem problema das mercadorias.
Para minimizar o risco de ter problemas com o fisco, simplificar e agilizar a emissão dos documentos necessários e se certificar de que tudo está em conformidade com a lei, uma boa medida é adotar uma solução tecnológica especializada para transportadoras.
Hoje em dia, com os avanços da internet e a informatização dos processos, muitos dos documentos anteriormente exigidos foram simplificados/substituídos e agora devem ser preenchidos e armazenados digitalmente. Mesmo que ainda seja necessário apresentar alguns comprovantes, a relação entre as empresas e o fisco tem se profissionalizado.
Assim, a fim de aprimorar ainda mais o processo, softwares desenvolvidos especificamente para a gestão de transporte são grandes aliados, uma vez que contribuem para a melhor organização de documentos fiscais.
Sistemas como o TMS (Transportation Management System), por exemplo, possuem uma abordagem simplificada que permite o controle de diversas operações logísticas, inclusive fazer a gestão de documentos.
Investir em boas práticas, como a governaça de informações e o planejamento tributário, reduzem o risco das empresas sofrerem multas, penalidades em função do não pagamento, pagamento incorreto dos tributos ou o fornecimento de informações inconsistentes nos sistemas digitais.
As transportadoras precisam estar atentas à legislação e alinhadas com as práticas mais modernas, para fazer uma gestão eficiente dos documentos fiscais. Dessa forma, suas cargas não correrão o risco de autuação e poderão transitar normalmente.
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