Qual a importância dos indicadores logísticos? A resposta a essa pergunta certamente é fácil para você responder, mas ela pode ser resumida à citação de Edwards Deming, um dos maiores nomes da administração: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.
Essas palavras deixam claro a importância dos KPIs, ou indicadores-chave de desempenho: a única forma de conseguir gerenciar e conduzir a empresa ao sucesso. No entanto, as palavras deixam claro também que é importante ter definições claras, para que os desvios sejam facilmente percebidos, facilitando o gerenciamento.
Mas será que basta ter os indicadores certos para ter eficiência? A resposta é não!
A única coisa que fará a criação dos indicadores ter sentido é acompanhá-los de forma eficaz. Quer saber como fazer isso? Continue a leitura e confira 5 dicas práticas!
1. Realize reuniões regulares
A forma mais aplicada para se acompanhar os indicadores é realizar reuniões de resultado. Para isso, deve-se definir uma periodicidade — que não pode ser muito curta, para não perder produtividade, mas também não pode ser longa a ponto de não permitir correções dentro do mês de competência.
O período geralmente adotado é semanal. Dessa forma, são analisados os resultados da semana anterior e, caso seja observado alguma anomalia, o gestor deve elaborar com a equipe um plano de ação detalhado. Na semana seguinte, os dados devem ser apresentados de forma cumulativa, mostrando a tendência dos resultados.
Além dessas reuniões de resultados, que deve ocorrer com as lideranças, cada gestor deve acompanhar os indicadores diários com as suas equipes.
Imagine, por exemplo, que você é um supervisor da equipe de separação de mercadorias (picking). Antes de iniciar o turno, é importante apresentar como foi o dia anterior, destacar a meta de caixas por hora de cada colaborador e, se necessário, tratar individualmente com algum colaborador que esteja muito abaixo da meta.
Ao acompanhar diariamente os indicadores logísticos, você não terá surpresas nas reuniões semanais e estará sempre se antecipando aos problemas.
2. Aproveite ao máximo os recursos do seu ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de gestão que integra diversos sistemas e informações da empresa, facilitando o acesso a diversas informações. Com ele, o processo de gerar gráficos e analisar dados se torna muito mais simples e rápido.
Digamos que um dos seus KPIs seja tempo de recebimento. Esse indicador mede desde o momento da chamada do veículo na portaria até a liberação para a estocagem.
Para gerar resultados, é preciso levantar todos os dados referentes ao veículo e à carga, como:
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quantidade de caixas;
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nome do motorista;
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produtos;
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horário de apresentação na portaria;
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horário de apresentação na doca;
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horário do início do recebimento;
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horário final do recebimento.
Imagine preencher todos esses dados de forma manual. Quanto tempo levaria? Além do tempo, um processo manual está mais suscetível a erros.
Com um sistema ERP, todos os dados são coletados de forma automática. Por exemplo:
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quando a portaria dá entrada no veículo, o sistema é alimentado com o horário;
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quando o administrativo dá entrada nas notas, são verificados os dados do transportador, quantidade de caixas e produtos;
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quando o conferente inicia e finaliza o seu processo, os dados são armazenados pelo sistema.
Ou seja, algo que levaria horas para ser analisado e com possibilidades de erro pode ser gerado em minutos por meio de relatórios personalizados fornecidos pelo sistema.
Portanto, em vez de criar diversos sistemas manuais e complexos, utilize um sistema para gerar relatórios e um dashboard para facilitar o acompanhamento dos indicadores logísticos.
3. Utilize a tecnologia a seu favor
Tecnologias, como o RFID, estão cada vez mais presentes na logística e elas podem facilitar muito o acompanhamento dos indicadores.
Certamente, um dos principais indicadores logísticos está relacionado a acuracidade de estoque. O processo para medir (conhecido como inventário) dura horas, em alguns casos, dias.
Com o RFID, esse processo se torna muito mais prático. Ao inserir etiquetas RFID nas embalagens, é possível rastrear exatamente onde está cada caixa, tornando a acuracidade praticamente perfeita. Além disso, basta gerar um relatório e obter com precisão a situação do estoque.
O sistema também pode ser aplicado na conferência de mercadorias, o que eliminará o risco de produtos errados e com vencimento próximo ou expirado.
4. Sistemas de notificações
As notificações são auxílios importantes quando algo foge do padrão, e você pode utilizá-las com eficácia em conjunto com os seus indicadores.
Um exemplo prático é receber notificações quando o estoque atinge limites críticos, seja na sua central de distribuição seja no cliente final.
Para conseguir essas informações, utilize sistemas como RFID (citado acima) e VMI — que permite o acesso ao estoque do seu varejista ou fornecedor e possibilita gerar pedidos automáticos ao se atingir os níveis definidos.
O sistema de notificações pode ser adotado em outras atividades logísticas, como no transporte, quando um motorista fugir da rota planejada, ultrapassar limites de velocidade ou chegar ao destino.
5. Aplique metodologias lean
Manter os processos simples torna muito mais prático o acompanhamento. Quanto menos etapas no processo, maior será a produtividade e facilidade de identificar gargalos.
Uma dessas ferramentas é o Kanban, que utiliza sistemas com cartões para identificar o status de cada processo. A ideia é que ele seja simples a ponto de se poder identificar como está o processo apenas com um “passar de olho”.
Outra metodologia lean é o Just in Time. Essa metodologia consiste basicamente em eliminar os desperdícios e tornar os fluxos contínuos. Os desperdícios considerados são:
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defeitos;
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excesso de produção;
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transporte;
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espera;
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movimentação:
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processamento;
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estoque.
Além de permitir a rápida identificação, o lean incentiva a resolução imediata dos problemas através de ferramentas como PDCA, DMAIC e Diagrama de Ishikawa.
Neste post, vimos que ter indicadores logísticos é fundamental para o sucesso, mas que só terão valor se houver uma forma prática e eficiente de acompanhamento — como realizar reuniões regulares e usar sistemas como ERP, RFID, GPS, sistemas de notificação e metodologias lean. Aplique essas dicas e garanta o sucesso do seu negócio!
Agora que você já sabe tudo sobre como acompanhar indicadores logísticos, tire suas dúvidas sobre como funcionam os serviços de frete.
