O Governo tem lançado diversas mudanças no que diz respeito à prestação de contas por parte das empresas, tendo como foco a implementação de ambientes digitais. Nesse sentido, surge um programa voltado para o acompanhamento de informações trabalhistas e também diversas dúvidas sobre eSocial e as mudanças que serão causadas por ele.
No post de hoje, vamos esclarecer algumas dessas questões e tornar claro o entendimento sobre o assunto. Quer saber mais? Então continue com a leitura e confira o material que produzimos com as informações do Governo Federal agora mesmo!
1. O que é o eSocial?
O eSocial é um programa criado pelo Governo Federal, desenvolvido com o objetivo de consolidar as informações referentes ao trabalhador — contratações, demissões, férias e alterações no salário, por exemplo — no ambiente digital.
A ideia é unificar os dados no sistema, que passam a ser enviados online periodicamente. As datas de envio e a frequência dependem da informação que será enviada.
Esse programa envolve o Ministério do Trabalho, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal.
2. O que muda para as empresas?
A equipe de recursos humanos deve estar atenta aos prazos de cada informação que precisa ser enviada. O cuidado aqui ajuda a evitar que haja pagamento de multas devido a atrasos.
Também vale destacar que o ideal é fazer a integração dessa área com outras que gerem as informações sobre o trabalhador — como segurança e medicina do trabalho, contabilidade e jurídico. O objetivo é facilitar o compartilhamento dos dados que são relevantes. Dessa forma, eles podem ser consolidados e enviados de maneira precisa.
O principal desafio é conseguir mudar a cultura empresarial, principalmente pelo fato de que as atividades sempre foram realizadas de uma forma e, com o programa, os processos passam a ser executados de outra maneira.
Isso faz com que se tenha que enfrentar a resistência por parte de alguns funcionários — o que precisa ser contornado por meio de treinamentos e conscientização.
3. O que muda para os colaboradores?
Devido ao fato de as informações serem enviadas por um sistema e possuírem prazos específicos, a fiscalização passa a ser mais intensa. Isso quer dizer que qualquer prática que possa lesionar os direitos do colaborador são identificadas com mais facilidade, aumentando o risco de a empresa sofrer penalidades.
Um bom exemplo disso é quando se possui dois funcionários exercendo a mesma função, mas com salários diferentes.
4. Que cuidados devem ser tomados antes da implementação?
O primeiro cuidado que deve ser tomado, a fim de evitar problemas posteriores, é fazer um mapeamento de todas as atividades que estão ligadas ao envio de informações e apontar quais mudanças são necessárias para realizar a adequação — atendendo aos requisitos do programa.
Outro aspecto fundamental é a constante atualização das áreas contábil e jurídica. Os colaboradores precisam acompanhar as atualizações na legislação, garantindo que os processos estejam de acordo com os requisitos do programa e das exigências da lei, diminuindo os riscos de erros que podem gerar penalidades — que também podem ser aplicadas no caso de retificação de informações.
Além disso, a empresa também deve dispor de meios tecnológicos — computador, internet e software — para transmitir as informações, haja vista que o envio é totalmente feito por meio digital (em ambiente online).
5. Como o programa pode ser implementado?
Essa é uma das principais dúvidas sobre eSocial, mas o fato é que não existe um padrão no processo de implementação. Ele pode variar de empresa para empresa, dependendo da natureza jurídica e do porte, por exemplo.
Contudo, para a maioria dos empregadores, algumas etapas são semelhantes, como:
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a criação de um comitê responsável por adotar e acompanhar as mudanças que são realizadas. Também pode identificar a necessidade da contratação de uma consultoria externa;
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revisão dos processos que estão ligados às questões trabalhistas e previdenciárias, visando identificar as adequações necessárias;
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comunicação interna, conscientizando diretoria e os principais envolvidos sobre as mudanças que precisam ser feitas e quais impactos elas trarão para as rotinas e a empresa;
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criação de um padrão para o cadastro dos colaboradores e a identificação de quais são os prazos e frequências de envio das informações;
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revisão dos cadastros, identificando inconsistências e aplicando as correções adequadas;
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implementação das mudanças que foram identificadas na fase inicial e a formalização do processo: os funcionários envolvidos devem ser treinados sobre o novo método de trabalho e a importância de uma execução acertada;
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revisão das mudanças aplicadas e levantamento das necessidades de novas alterações. Verificação de pendências e adequação dentro das exigências do eSocial;
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integração das áreas envolvidas, centralizando as informações no RH, que ficam responsáveis por transmitir as informações de forma unificada — a fim de evitar erros, atrasos ou inconsistências, por exemplo.
6. Qual é o cronograma oficial para a adoção?
Inicialmente, a previsão era para que o programa começasse já em 2017. Entretanto, o prazo foi prorrogado para aproximadamente 1 ano depois. Contudo, as fases dependem principalmente do faturamento que as empresas geram anualmente. Sendo assim:
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para empresas que faturaram acima de R$ 78 milhões no ano de 2016, o eSocial deve começar a valer em 1 de janeiro de 2018;
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para os demais empregadores, a obrigatoriedade se inicia em 1º de julho de 2018;
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já no caso do eSocial para trabalhadores domésticos, o programa já está em vigor desde 2015.
7. É necessário ter um certificado digital?
Sim. Assim como no caso do SPED, os empregadores devem adaptar sua estrutura para o envio das informações e, nesse caso, o certificado digital também é necessário. Ele é o que atesta a validade jurídica dos dados que estão sendo enviados para o Governo.
Com tantas mudanças que precisam ser adotadas, é normal que se tenha dúvidas sobre o eSocial. Caso ache que a implementação seja complexa ou tenha dificuldades na adaptação, o ideal é contar com a ajuda de uma consultoria externa, que pode auxiliar na melhoria dos processos e identificar quais adequações são necessárias para atender às exigências do programa.
O que achou do nosso post de hoje? Suas dúvidas foram esclarecidas? Aproveite para deixar um comentário e compartilhar suas opiniões conosco!
