As transportadoras precisam lidar com um grande volume de informações diariamente, e o controle e a organização desses dados são fundamentais para garantir a eficiência dos processos e resultados satisfatórios. No que diz respeito ao controle dos volumes enviados, é possível contar com o chamado romaneio de carga.
No artigo de hoje, vamos explicar melhor o que é esse documento, como ele pode ser emitido, quais informações devem ser apresentadas e os benefícios que ele promove nas suas operações. Quer saber mais? Então continue acompanhando a leitura e confira agora mesmo!
Afinal, o que é romaneio de carga e como ele pode ser emitido?
O romaneio de carga é o documento usado no transporte de produtos e tem como objetivo listar as informações dos pedidos que serão enviados. Nele, são descritos os documentos e a quantidade do volume de cada um. A ideia é concentrar em apenas um arquivo todos os dados referentes à distribuição.
Além de ajudar no processo de conferência dos materiais — tanto no processo de embarque quanto no desembarque —, ele facilita o processo de fiscalização. Já no caso do comércio internacional, ele é usado para auxiliar no desembaraço aduaneiro. É por isso que também é conhecido como packing list, termo em inglês para se referir à lista.
A geração do romaneio pode ser feita de forma simplificada, utilizando planilhas básicas, que contém informações suficientes para atender às necessidades da empresa. Em outras palavras, tudo que for relacionado ao controle e que precisa ser acompanhado deve ser incluído no layout do documento.
Entretanto, também é possível automatizar o processo de emissão e integrá-lo a outras etapas do transporte. Assim, consegue-se ganhar agilidade na coleta dos dados e na criação do packing list.
Vale ressaltar que essa automação ajuda a reduzir o índice de erros (visto que as informações são “puxadas” automaticamente) e a necessidade de retrabalho, falhas que comprometem a produtividade e elevam os custos operacionais.
Aplicação do documento
A legislação não possui aspectos bem-definidos no que diz respeito à emissão do romaneio de carga, apesar de ser regido pela Instrução Normativa SRF 680 e pelo Regulamento Aduaneiro. A orientação com relação ao uso do documento utiliza o termo “quando aplicável”.
Sendo assim, indica-se usá-lo nos casos em que a emissão já é feita normalmente, como no caso do desembaraço aduaneiro e na Declaração de Importação — além de outros documentos relacionados à Declaração Aduaneira, o que, no caso de não apresentação, pode acarretar multa para a empresa.
Por que ele é tão importante?
Além de ajudar a controlar e conferir as cargas que serão distribuídas, o romaneio também pode ajudar a reduzir a incidência de envios de volumes errados ou trocados e de erros durante a entrega nos clientes. Sendo assim, apesar de não ser um documento de emissão obrigatória — de acordo com a legislação atual —, ele é essencial para aumentar o controle das operações.
Dessa forma, pode-se dizer que ele ajuda a tornar os processos mais acertados, diminuir o índice de erros operacionais e aumentar a qualidade do serviço de transporte. Tudo isso é sinônimo de redução de custos, da quantidade de reclamações e da manutenção de uma imagem positiva da empresa no mercado.
Quais informações devem estar contidas no documento?
Não existe, por convenção, um modelo padrão para a criação do romaneio de cargas. Contudo, existem algumas informações básicas que diversas empresas usam para gerar o relatório. Entre elas, podemos citar:
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NFs que serão enviadas;
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quantidade de volumes;
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identificação única de cada pedido;
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tipo de embalagem usada para transporte (caixa de papelão, caixa de madeira, caixas de plástico, paletes, entre outras);
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dados sobre a carga (peso, dimensões e volume).
Quais benefícios ele proporciona para o negócio?
Como já se pode imaginar, a emissão do romaneio de cargas ajuda a propiciar diversas vantagens para o negócio, tais como:
Ajuda na prestação de contas por parte dos motoristas
Quando o romaneio é emitido e as cargas são despachadas, a responsabilidade sobre as cargas é transferida para o motorista. Nesse sentido, ele pode ser usado para a prestação de contas no retorno à empresa, usando os comprovantes de entrega para comparar tudo que foi enviado com as informações emitidas no documento.
Assim, muitas empresas costumam emiti-lo em duas vias, sendo que uma fica arquivada na empresa até o retorno, e a outra viaja com o motorista — para que ele possa controlar as entregas.
Melhora a conferência dos comprovantes de entrega
O documento também ajuda na conferência dos comprovantes de entrega quando eles retornam para a empresa. Nesse caso, todos os canhotos devem estar assinados pelo recebedor, e todos os que foram enviados devem estar ligados ao romaneio.
Melhora a disponibilidade de informações
Como o romaneio ajuda a aumentar o controle das cargas enviadas, as informações contidas nele podem ser usadas para alimentar o sistema de rastreamento de pedidos. Dessa forma, todos os envolvidos no processo conseguem ter mais informações sobre o status das entregas.
Além disso, essa atualização constante pode ser usada para manter os clientes informados a respeito do progresso, tornando o processo mais transparente e aumentando a confiabilidade. Assim, consegue-se aumentar a satisfação e a segurança com relação ao serviço prestado.
Em casos de sinistro, ajuda a resguardar a empresa
As chances de ocorrerem avarias, furtos, roubos, acidentes e outros sinistros durante a entrega são grandes. Quando isso ocorre, existe a possibilidade de que a seguradora solicite uma cópia do romaneio para analisar as mercadorias que estavam sendo transportadas no momento. Isso ajuda a garantir e agilizar a indenização dos valores — evitando que a transportadora arque com os prejuízos.
O romaneio de carga, como podemos ver, é muito importante para assegurar a organização e o controle das rotinas de transporte dentro de uma transportadora. Além de proporcionar vantagens para a sistematização do processo, sua criação e emissão são simples e de baixíssimo custo, o que viabiliza uma relação custo-benefício altamente satisfatória.
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