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Como organizar o setor de logística da sua empresa em 4 passos

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Como organizar o setor de logística da sua empresa em 4 passos

Como organizar o setor de logística da sua empresa em 4 passos

Vivemos em tempos de muito dinamismo e hiperconectividade entre pessoas e instituições. A sensação de urgência parece ser mais intensa, fazendo com que serviços em geral tenham que ser cumpridos de forma mais rápida, eficiente e com um alto grau de exigência.

Garantir o fluxo eficaz da distribuição, transporte, verificação e armazenamento dos inúmeros materiais que circulam pelas empresas é o papel do setor de logística, que, apesar de não ser um conceito novo, ganha um espaço cada vez mais estratégico para os negócios. Afinal, quanto mais integradas e bem-coordenadas são as etapas da cadeia de suprimentos, melhores são os resultados para instituições e para os clientes finais.

Por conta disso, investir em boas práticas para organizar o setor de logística é a prioridade de diversas empresas que desejam ter rentabilidade e virar referência em um mercado competitivo.

Se esse é o objetivo do seu negócio, continue a leitura deste artigo completo sobre como gerenciar melhor seu setor de logística em 4 passo essenciais. Acompanhe!

1. Entenda a importância da logística

Alguma vez você desistiu de concluir uma compra em um e-commerce porque o prazo era muito longo ou o frete muito caro? Ou ainda, já ficou muito insatisfeito e parou de frequentar um determinado restaurante por ele frequentemente ter itens do cardápio em falta?

Situações como essas mexem com as expectativas do cliente e podem colocar em xeque a imagem da empresa. A adoção de boas práticas para a gestão do estoque, do transporte, da armazenagem de produtos e da seleção de fornecedores — que fazem parte da logística — são exemplos de melhorias que poderiam evitar impasses como os descritos acima.

Atualmente, é cada vez mais decisivo para empresas investir em métodos para aprimorar a eficiência das etapas da cadeia de produção e distribuição, elevar o rendimento das atividades e agregar valor para o cliente final.

Como sabemos, o setor de logística coordena todo o fluxo de produção e deslocamento de materiais, envolvendo um grande volume de informações e profissionais. Devido à sua complexidade, para garantir a excelência, empresas precisam investir em processos integrados, bem-planejados e otimizados de modo que todas as atividades sejam eficazes.

Conforme vimos nos exemplos acima, praticamente todos os produtos e serviços disponíveis passam por uma cadeia logística até chegar aos consumidores.

Pensando em grande escala, cada etapa deve ser bem pensada para assegurar que os itens cheguem nas condições adequadas, dentro do tempo estimado e pelo melhor custo. Dessa maneira, a empresa mantém clientes satisfeitos, fidelizados e tem a oportunidade de reforçar sua reputação.

Para as organizações, o setor de logística é crucial para conquistar um diferencial competitivo e ampliar sua atuação no mercado. Ao mesmo tempo, os custos da cadeia de distribuição abocanham grande parte das despesas da empresa.

Nesse cenário, quanto mais inovadoras e estratégicas forem as técnicas incorporadas na logística, maior serão a redução de gastos e a lucratividade para o negócio. Com processos mais acertados, a empresa ganha produtividade, eficiência, agilidade e consegue oferecer serviços de qualidade superior.

2. Conheça os pilares da logística de sucesso

Para ter sucesso no setor de logística, existem pontos-chave que, quando bem executados, permitem a gestão eficaz e precisa de etapas como a compra, recebimento, armazenamento, separação, expedição, transporte e entrega de diversos produtos ou serviços pelo melhor custo-benefício.

Assim, para coordenar as atividades da cadeia de distribuição de forma estratégia, conheça os principais pilares para o sucesso em logística:

2.1. Planejamento

A cadeia logística é um ciclo composto por diversas etapas. Quando algo não ocorre de forma adequada, todo o fluxo das atividades é afetado, e diversos problemas podem vir à tona, causando erros e prejuízos para a empresa.

O planejamento e o mapeamento de processos do setor de logística são cruciais para dar suporte ao gestor, que tem controle total de toda a cadeia de produção e distribuição. Quanto maior for o domínio das informações e das atividades, mais simples será apontar fragilidades e possíveis erros.

A estrutura do planejamento logístico pode ser dividida e realizada em três níveis, como vemos a seguir:

  • Nível estratégico: nesse momento, toda a rede logística da empresa é mapeada e são decididos planos que estejam em sintonia com as metas, valores e missões do negócio.

  • Nível tático: aqui, as ideias são traduzidas em ações que coloquem os objetivos da empresa em prática.

  • Nível operacional: nessa esfera, acontece a coordenação das tarefas criadas pela base tática que são suporte para uma meta maior a ser atingida.

Com organização e acompanhamento rígido do início ao fim, gestores são capazes de prever desafios, tomar decisões mais rapidamente e solucionar imprevistos de forma objetiva.

2.2. Controle de estoque

Realizar uma gestão inteligente de estoque é uma das práticas mais importantes da cadeia logística. Itens guardados em excesso podem expirar ou ficarem obsoletos. Além disso, materiais parados implicam custos de armazenagem e comprometem o capital de giro da empresa. Por outro lado, a insuficiência de insumos prejudica a produção e a entrega no prazo dos pedidos.

Como vemos, tomar a decisão correta sobre o que e o quanto estocar depende de análises estratégicas que envolvem a previsão de demanda, sazonalidades, tendências de mercado, gestão de compras e fornecedores, entre outros assuntos cruciais que devem ser pensados com cuidado.

Um caminho razoável é sempre manter um controle rígido dos níveis de estoque e focar em uma abordagem equilibrada em relação à quantidade de produtos, baseada em um volume máximo e um mínimo para cada item de acordo com a sua saída.

2.3. Gestão do transporte

A gestão do transporte é a etapa que vai garantir que os materiais sejam movimentados e entregues com segurança, de forma rápida, em boas condições e pelo melhor preço possível. Isso pode acontecer tanto dentro da empresa — deslocar produtos do fornecedor para o armazém, e dele para a fábrica, por exemplo — como para clientes ou lojistas em diversas cidades.

Essa fase engloba o cuidado com a administração dos veículos da frota e acompanhamento de informações importantes como:

  • manutenção dos caminhões;

  • consumo de combustível;

  • otimização de percursos;

  • monitoramento do trabalho do motorista e das equipes que realizam a carga e descarga de mercadorias;

  • emissão de documentos fiscais básicos.

Para muitas instituições, possuir uma frota própria é inviável devido ao alto custo. Assim, é comum a terceirização desses serviços logísticos. Todavia, é preciso fazer uma boa pesquisa a fim de contratar uma transportadora adequada que realiza um trabalho de qualidade.

Afinal, caso qualquer problema aconteça durante a movimentação das mercadorias para o cliente, a responsabilidade recairá sobre a empresa e não sobre a transportadora escolhida.

2.4. Tecnologia

O uso de recursos tecnológicos já é uma realidade no ambiente corporativo. Na gestão do setor de logística, a adoção dessas ferramentas é ainda mais decisiva, visto que o volume de informações e a quantidade de etapas na cadeia de distribuição são expressivos.

Existe uma série de recursos tecnológicos — sobre os quais falaremos melhor no tópico em seguida — que oferecem soluções completas e integradas para a gestão de todas as etapas da cadeia logística. Tanto hardwares quanto softwares são utilizados para assegurar o planejamento estratégico e otimizar funções como transporte e armazenamento.

O uso dessas ferramentas resulta em um incrível ganho de tempo, qualidade e precisão das tarefas, além de promover a redução de custos, erros e desperdícios.

3. Invista em tecnologia para logística

Por mais eficientes que sejam os processos de uma empresa, eles podem ser ainda melhores e mais rápidos com a implementação de ferramentas tecnológicas. A evolução acelerada do mercado e o intenso dinamismo do setor ressaltam o fato de que, se empresas desejam ser competitivas e elevar suas operações logísticas a novos patamares, elas precisam inovar e ficar atentas às tendências.

Com a tecnologia como aliada cuidando de etapas operacionais, gestores e demais profissionais estão liberados para tratar de assuntos mais estratégicos que dizem respeito ao direcionamento da empresa e à solução de problemas críticos. Isso faz toda a diferença para o crescimento estruturado do negócio, que tem o setor de logística eficaz como sua base.

Conheça as principais ferramentas tecnológicas amplamente utilizadas em logística que valem todo o investimento:

3.1. Sistemas para controle dos processos

Sem meios tecnológicos, é extremamente difícil acompanhar o grande número de dados e administrar as diversas rotinas geradas pelo setor de logística. O investimento em um software para o controle de processos permite um monitoramento mais apurado de todas as atividades. Consequentemente, as operações são realizadas de forma mais segura e precisa, com índices de falhas e retrabalhos reduzidos.

Um software como o ERP — Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recurso Corporativo, em Português — é uma boa escolha, uma vez que ele possibilita a centralização e a gestão de todas as informações da empresa, integrando até a logística de diferentes filiais ou localidades, por exemplo. Essa ferramenta é muito útil para que gestores tomem decisões com base em dados completos e embasados.

Em suma, um sistema ERP automatiza diversas atividades e realiza tarefas como:

  • gestão de compras;

  • controle do estoque;

  • emissão de documentos;

  • gerenciamento de pedidos;

  • administração de contatos;

  • gestão de informações dos clientes e fornecedores;

  • análise e cruzamento de dados.

A eficiência e a agilidade que um software de gestão promove ajudam gestores a identificar erros e oportunidades, buscar formas de otimizar o fluxo das entregas, antecipar demandas e tendências e corrigir de forma mais acertada falhas que possam causar prejuízos para a empresa.

3.2. Sistemas de gestão de transportes

Conhecidos como TMS — Transportation Management System —, os sistemas para a gestão de transportes possuem funcionalidades que contribuem para uma administração mais eficiente da frota e das informações relevantes que circulam entre carregadores, transportadores e clientes, assumindo atividades como:

  • planejamento de rotas;

  • otimização da carga;

  • gestão de pátios;

  • auditoria de frete e pagamento;

  • controle de documentos;

  • controle de prazos;

  • gestão de transportadoras.

Com esse recurso, a empresa observa redução de custos operacionais, melhoria da qualidade do serviço prestado e ainda possui mais visibilidade e flexibilidade para fazer planejamentos mais acertados em relação a rotas e entregas.

​3.3. Sistemas de gestão de frotas

O cuidado com os veículos também pode ser automatizado com o uso de um software que controla ações como:

  • perícias técnicas;

  • escalas de trabalho dos condutores;

  • manutenção preventivas;

  • consumo de combustível;

  • relatórios sobre a utilização dos caminhões.

A presença desse sistema agiliza o fluxo das informações e permite um uso mais otimizado dos veículos, uma vez que a visibilidade dos dados dá mais poder de decisão aos gestores. Os gastos com a frota costumam ser os mais pesados no ciclo logístico.

Assim, ter mais controle das informações e poder acompanhar indicadores de desempenho relevantes são práticas que contribuem para a redução inteligente de custos e a criação de soluções adequadas para melhorar a qualidade e o preço do transporte.

3.4. Sistemas de gestão de armazéns

A gestão correta dos armazéns visa otimizar ao máximo o uso do espaço e do tempo em galpões logísticos. Ao mesmo tempo, é preciso cuidar da integridade dos produtos e investir em boas condutas para a movimentação e acomodação dos itens a fim de evitar avarias e perda de materiais.

Assim, um sistema que coordena as rotinas no armazém é uma ferramenta essencial para cortar custos e elevar a qualidade operacional desse setor. Um software como o WMS — Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns, em Português — centraliza tarefas e se responsabiliza por atividades como:

  • controle de entrada de pedidos;

  • coleta de dados sobre o tempo de permanência de um determinado produto nas prateleiras;

  • inspeção e conferência de cargas;

  • estocagem;

  • separação de pedidos (picking);

  • embalagem;

  • movimentação e carregamento;

  • expedição;

  • endereçamento das mercadorias;

  • controle de portaria;

  • inventário;

  • emissão de documentos.

Assim como os outros sistemas citados anteriormente, os benefícios dessa solução são tanto operacionais como administrativas, já que ele fornece dados que dão suporte às tomadas de decisão e indicativos que contribuem para o aperfeiçoamento do serviço.

3.5. Sistemas de rastreamento e monitoramento de entregas

A insegurança nas estradas e o intenso congestionamento nos centros urbanos comprometem a produtividade das entregas de mercadorias. Assim, a possibilidade de acompanhar, em tempo real, o status de um transporte e poder identificar e solucionar rapidamente imprevistos que aparecem pelo caminho são recursos imprescindíveis para que os gestores tomem as melhores decisões.

Graças aos avanços da tecnologia de geolocalização — via GPS (Global Positioning System) —, o rastreamento automático e instantâneo de cargas é uma realidade. Com essa ferramenta, gestores podem acompanhar embarques, entregas e até mesmo visualizar o desempenho dos condutores em tempo real.

O recurso de rastreamento contribui para redobrar a segurança do frete e garantir entregas dentro do prazo. Ao mesmo tempo, ele pode ser usado para aperfeiçoar o relacionamento com o cliente, que pode receber mensagens ou acompanhar o andamento de suas mercadorias.

3.6. Sistemas de roteirização

Para driblar o trânsito e poder realizar mais entregas em menos tempo, os softwares roteirizadores, que planejam e otimizam percursos, são grandes aliados nas operações de distribuição de cargas.

Um bom roteirizador oferece muitas vantagens para a gestão de transportes, pois é capaz de:

  • realizar cálculos de quilometragem;

  • definir rotas precisas;

  • programar veículos de acordo com o volume de entregas e rotas que devem ser percorridas;

  • planejar a melhor sequência de entregas de acordo com as localizações geográficas e condições de viagem;

  • coordenar como a carga será carregada;

  • prever consumo de combustível.

4. Saiba como fazer um planejamento logístico

Independentemente da qualidade do produto ou serviço que sua empresa oferece, os erros que acontecem devido à falta de gestão e planejamento da logística podem fazer com que você perca clientes.

Entregas com atrasos e produtos que chegam com avarias são situações que acontecem com frequência no mercado — e raramente são perdoadas por consumidores cada vez mais exigentes.

A perda de um cliente não aponta apenas para uma venda não concluída, mas sim para uma possível mancha na reputação da empresa, pois um consumidor insatisfeito não retornará e, além disso, compartilhará sua experiência negativa com outras pessoas.

Esse marketing desfavorável compromete inclusive a credibilidade da empresa diante de bancos e investidores, portanto não se deve subestimar as expectativas dos clientes.

Dessa forma, para que a logística funcione bem e não prejudique seu negócio, a etapa de planejamento jamais deve ser ignorada, já que seu papel é fundamental para o sucesso da entrega. Veja como se programar de forma eficiente e correta:

4.1. Relacionamento com fornecedores

Lidar com fornecedores faz parte da cadeia de distribuição, já que são eles que fornecem os insumos para a fabricação. A escolha da fonte certa tem impacto decisivo no seu produto final: os materiais precisam ser de qualidade e entregues dentro do prazo estabelecido, caso contrário, toda a produção e ciclo de entregas sofrem com isso.

Ao mesmo tempo, a pesquisa de valores é crucial para garantir que o preço final da mercadoria seja competitivo. Assim, o ideal é sempre tentar atingir a melhor relação custo-benefício para a empresa.

Contudo, a busca pelo bom fornecedor muitas vezes é árdua. Empresas precisam contar com fontes de fornecimento que sejam comprometidas e capazes de abastecer as demandas da produção. Da mesma forma, o fornecedor precisa estar disposto a negociar preços e condições de pagamento.

No fim, são muitas as variáveis que fazem parte da equação para a escolha de um fornecedor: capacidade inovadora da empresa, localização geográfica, atributos do material, preço cobrado, qualidade do transporte, entre outros. Cabe aos gestores avaliar todos os pontos e optar pelo fornecedor que atende melhor às expectativas do negócio.

No momento em que um bom fornecedor é encontrado, é recomendado que a empresa cuide do relacionamento com o mesmo, estabelecendo uma parceria vantajosa para ambos.

4.2. Acompanhamento da performance dos fornecedores

Após tanta procura, sua empresa encontrou o fornecedor ideal e estabeleceu uma parceria benéfica com ele. É importante poder contar com uma fonte de confiança, porém, não é aconselhável ficar desatento.

Afinal, a falha do fornecedor de um material só que seja é suficiente para paralisar toda a sua produção e ciclo de remessas. E as consequências disso não são nada favoráveis.

Portanto, monitore continuamente o desempenho dos fornecedores. Acompanhe indicativos de performance que mensurem os resultados e a capacidade produtiva de cada um das suas fontes. Por meio de uma análise constante, o gestor entende melhor o que está acontecendo e tem instrumentos para se resguardar caso algum erro aconteça.

4.3. Gestão do estoque

Conforme falamos, é um perigo para a empresa ter um estoque com muitas faltas ou excessos. Medir os níveis de materiais e avaliar demandas e métricas devem ser exercícios constantes para que o controle da estocagem seja, de fato, efetivo.

Desse jeito, a empresa evita manter seu capital parado e entende qual é seu melhor ponto de recompra — momento em que um novo pedido deve ser gerado para os fornecedores para ter estoque no nível ótimo.

4.4. Embalagens apropriadas

Mesmo que o transporte seja eficiente, se os produtos estiverem condicionados de forma incorreta, avarias e perdas podem acontecer. As embalagens fazem toda a diferença no sucesso do frete, especialmente se sua empresa lida com materiais frágeis.

O motorista pode dirigir com todo o cuidado, porém, é difícil impedir que uma garrafa de vinho se quebre ou que um cosmético vaze caso eles estejam guardados de qualquer forma em uma caixa de papelão simples.

Verifique o volume e a composição de seus produtos e avalie a necessidade de adquirir materiais como espuma, plástico bolha, além de uma embalagem mais ajustada para acompanhá-los em sua viagem. No fim, a acomodação correta é um investimento que não tem preço.

4.5. Gestão integrada

Pedidos dos clientes, transportadora, estoque, documentos, fornecedores: são muitos os diferentes elos que fazem parte do setor de logística. Para que todas essas áreas se comuniquem com precisão, aposte em um sistema de gestão integrada, com o uso de softwares que otimizem o fluxo de informações na empresa.

Assim, ao inserir um pedido no sistema, todos os outros setores recebem a mesma informação rapidamente e já podem começar a se preparar para suprir essa demanda.

Ao mesmo tempo, gestores monitoram todas essas etapas e consultam informações em tempo real a fim de assegurar que tudo corre conforme o planejado.

4.6. Compromisso com os prazos

Realizar entregas dentro da data estipulada é um dos objetivos finais da logística. Cumprir prazos é, portanto, um dos mecanismos de reforço da imagem e da credibilidade da marca mais importantes. Com planejamento e organização, essa meta fica mais fácil de ser atingida, e a empresa fideliza seus clientes.

Para exibir um crescimento saudável, reduzir riscos e ter mais lucros, as empresas precisam contar com um setor de logística bem-organizado. Somente dessa forma, elas conseguirão atender seus clientes com mais qualidade e eficiência, além de ganhar uma posição de destaque no mercado. Por isso, não perca tempo e aposte em nossas dicas!

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