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Saiba como organizar os contratos de logística na sua empresa

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Saiba como organizar os contratos de logística na sua empresa

Saiba como organizar os contratos de logística na sua empresa

Organizar os contratos de logística é vital para a manutenção da eficiência dos processos da área. Com uma boa gestão dos arquivos, você evita informações desencontradas, confusões sobre dados ou mesmo a perda de conteúdos fundamentais para a estratégia do negócio.

E a área logística pede uma atenção especial, pois envolve documentos importantes — comprovantes fiscais e, especialmente, contratos de prestação de serviços firmados com transportadoras e outras empresas.

Por isso, preparamos esse post para ajudar você a desenvolver e otimizar fluxos de organização para esses documentos. Não deixe de conferir!

Organize os documentos por critérios definidos

A primeira coisa a fazer é separar todos os contratos de logística com base em critérios de organização. Você pode simplesmente usar a ordem alfabética ou optar por algo mais preciso, dividindo os contratos de acordo com as atividades relacionadas, por exemplo: transporte, entregas ou distribuição. Dá até para segmentar também com base nos departamentos envolvidos ou mais afetados por tipo de contrato, como financeiro, RH, fiscal etc.

Também é preciso guardá-los corretamente, de preferência, usando instrumentos de organização. Use recursos como caixas box, pastas suspensas e armários estruturados.

Lembre-se também de manter um registro dos contratos em um sistema, tabela ou planilha para facilitar a busca dos documentos posteriormente. Além disso, eles devem ficar separados dos outros arquivos — tais como notas fiscais, recibos, orçamentos e toda a documentação de transporte — para facilitar a busca por registros e informações.

Armazene os contratos de logística em um local específico

É importante contar com um bom local para armazenamento dos contratos de logística. Afinal, não guardar alguns tipos de documentos pode gerar problemas com o fisco, com clientes ou até mesmo junto a fornecedores e demais parceiros da empresa.

Para não ocorrer isso, é necessário escolher ou separar um lugar para o armazenamento de arquivos que:

  • tenha um bom tamanho;
  • permita a circulação de pessoas;
  • facilite a limpeza e organização dos materiais guardados.

Caso a companhia não disponha desse espaço, a solução pode ser alugar um por meio do self storage ou self-stockage.

Essa é uma solução que, em tradução livre, significa “autosserviço de armazenamento”. Ela envolve o aluguel de espaços específicos para guardar objetos diversos e até mesmo diferentes tipos de estoque. A segurança dos espaços é feita pela empresa que disponibiliza esse serviço.

Se você tiver muitos contratos digitais e outros documentos virtuais, o melhor é salvá-los na nuvem (cloud computing) para aumentar a segurança e a praticidade no acesso. Isso pode ser feito em serviços como:

  • Onedrive;
  • Google Drive;
  • Microsoft Azure;
  • Amazon Cloud Drive.

Alguns deles (como o da Microsoft e da Amazon) fornecem recursos específicos para empresas.

Outra opção é contratar uma solução de object storage (armazenamento de objetos) — tecnologia inovadora para guardar arquivos e outras informações — que comporta um grande volume de dados e tem boa escalabilidade.

Verifique os prazos mínimos de armazenagem recomendados

Para não ter problemas com o fisco, clientes ou parceiros, fique de olho no tempo mínimo de armazenagem dos contratos de logística e demais documentos da área. Assim, você fica protegido, diante de ocorrências como auditorias governamentais, processos jurídicos ou contestações sobre cláusulas contratuais, por exemplo.

Ao observar o prazo de guarda de documentos, você pode guardá-los da forma mais organizada possível, deixando o espaço necessário entre cada um. E, com essa informação, é possível descartar itens antigos, que não precisam mais ficar na empresa.

Até quando guardar cada contrato?

O armazenamento dos contratos deve ser feito até que os vínculos entre as partes envolvidas sejam extintos ou desfeitos. Veja alguns exemplos:

  • financiamentos de veículos ou maquinário devem ser guardados pelo menos até pagar todas as parcelas e desalienar os bens;
  • apólices de seguro precisam ser armazenadas por até um ano após o encerramento de suas vigências;
  • documentos de consórcios devem ser mantidos até o encerramento das atividades financeiras do grupo;
  • notas fiscais de bens duráveis ficam armazenadas pelo menos até terminar a vida útil deles. Mesmo depois do fim da garantia, podem surgir vícios ocultos.

De forma geral, um padrão comum para muitos documentos — como manifestos de carga, notas fiscais de serviços de transporte, ordens de coletas de cargas, entre outros — é de, em média, cinco anos de armazenagem.

No entanto, vale verificar a legislação da sua cidade, para ver se é preciso mais ou menos tempo para esses arquivos e para os demais, relacionados às atividades logísticas.

Adote uma solução de gerenciamento de documentos

Adotar uma plataforma de consulta e armazenamento de documentos (ou uma solução de gestão logística) permite gerenciar os contratos empregando diferentes critérios, como ano, fornecedor, valor etc.

Com ela, você também pode filtrar documentos fiscais eletrônicos — Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CT-es), Notas Fiscais eletrônicas (NF-es), Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-es) — usando elementos como:

  • código de barras;
  • etiquetas;
  • CFOP etc.

Existe também o GED (Gestão Eletrônica de Documentos), um grupo de tecnologias usadas no gerenciamento de documentos digitais. Essas soluções que você acesse arquivos virtuais rapidamente, por meio de navegadores com acesso a dados na nuvem ou de uma rede interna.

Implante uma metodologia de qualidade

Algumas metodologias de qualidade ajudam na administração dos contratos de logística e de outros documentos da empresa. Uma delas é o 5S, que se baseia em cinco princípios (ou sensos):

Utilização (Seiri)

Identifica o que é necessário para o negócio, ou seja, quais documentos devem ser preservados. Ficar com arquivos inúteis, cujo tempo mínimo de armazenamento expirou, atrapalha a organização e a busca por dados.

Organização (Seiton)

Busca ordenar os contratos, separando os mais consultados em locais de fácil acesso. Também inclui a padronização de nomenclaturas e critérios que facilitam o manuseio, ajudando a localizar, reabastecer e repor cada em seu lugar de origem.

Saúde e limpeza (Seiso)

Mantém a limpeza nos arquivos e documentos para evitar acúmulo de poeira, sujeira e insetos que podem prejudicar consultas e outras atividades. Também envolve o descarte de itens não usados que dificultam a limpeza.

Higiene e conservação (Seiketsu)

Cria normas e padrões para manter o ambiente favorável à higiene e à conservação das práticas adotadas.

Autodisciplina (Shitsuke)

Tem a ver com a melhoria contínua, convertendo os demais sensos em hábitos que devem ser reforçados na gestão dos documentos e contratos da companhia.

Com as dicas acima, você vai aperfeiçoar o gerenciamento dos contratos e documentos que precisam ser armazenados. Assim, fica mais fácil melhorar suas análises sobre eles, especialmente com a ajuda das ferramentas tecnológicas. Portanto, aproveite para avaliar quais os contratos de logística são mais vantajosos, justos ou que trazem mais benefícios.

Ficou com alguma dúvida sobre como organizar seus contratos de logística? Deixe um comentário para que possamos ajudá-lo!

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