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Entenda como contratar uma boa transportadora em 7 passos

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Entenda como contratar uma boa transportadora em 7 passos

Entenda como contratar uma boa transportadora em 7 passos

Ao longo dos últimos anos, a terceirização das atividades logísticas tornou-se uma forte tendência do mercado, auxiliando as empresas a reduzirem os custos e aumentarem a produtividade de suas operações de armazenagem, distribuição e entrega de mercadorias.

Em se tratando do transporte de cargas, a contratação de uma transportadora é uma decisão estratégica que exige alguns cuidados importantes, que envolvem desde o conhecimento sobre o próprio negócio até a análise minuciosa das competências do fornecedor pretendido.

Por isso, o artigo de hoje apresenta os 7 passos essenciais para que a sua empresa possa alcançar bons resultados ao contratar uma transportadora. Para começar, é preciso conhecer bem as necessidades da organização em relação ao transporte de cargas. Faça uma ótima leitura e tenha um excelente aprendizado!

1. Defina as razões para contratar uma transportadora

Na atualidade, muitas empresas optam por investir seus recursos materiais e imateriais na otimização das operações de armazenagem, distribuição e transporte, motivadas pelo reconhecimento da importância fundamental da logística para o crescimento dos negócios a curto, médio e longo prazo.

Nesse sentido, a terceirização dos serviços logísticos deve fazer parte de um processo bem estruturado de planejamento, que envolva todos os setores da organização e conte com o envolvimento de diretores, gestores e colaboradores.

Partindo dessa ação estratégica, as empresas poderão identificar, entre os fornecedores disponíveis no mercado, aqueles que reúnem as condições exatas para contribuir com o crescimento do negócio, favorecendo o aumento da produtividade, a redução de custos e a satisfação dos clientes, entre outros benefícios.

Portanto, antes de contratar uma transportadora, as empresas precisam analisar com profundidade todas as suas necessidades em relação ao transporte de cargas, estabelecendo os objetivos que se pretende alcançar com ajuda do fornecedor.

A análise estratégica das demandas logísticas deve considerar os processos gerenciais e operacionais, procurando identificar tanto as lacunas quanto os acertos. Afinal, a parceria com fornecedores é uma ótima oportunidade para a troca de experiências e conhecimento.

1.1. Saiba que fatores devem ser analisados

Dessa forma, os gestores devem realizar pesquisas internas e auditorias que busquem identificar de forma completa, entre outros fatores:

  • o volume e a frequência de entregas em determinado período de tempo;
  • as características da carga que será transportada, inclusive as especificações das embalagens utilizadas;
  • as expectativas dos clientes em relação ao recebimento das mercadorias;
  • o prazo de entrega estabelecido no ato de compra.

Ao analisar informações como essas, sua empresa poderá contratar uma transportadora que reúna as competências mínimas necessárias para atender às necessidades do negócio, com qualidade na prestação de serviços e boa relação custo-benefício.

Considerando a competitividade do mercado atual e o alto nível de exigência dos consumidores, o investimento na análise do negócio aumenta os benefícios possíveis a partir da contratação de uma transportadora, fazendo da parceria com os fornecedores logísticos adequados uma boa vantagem competitiva.

Do contrário, ao ignorar as necessidades do negócio e partir para a contratação de uma transportadora sem esse conhecimento, as organizações correm o risco de amargar vários prejuízos, ficando sujeitas às condições definidas pelos fornecedores.

No entanto, assim como é fundamental definir as razões pelas quais a sua empresa deve terceirizar o transporte de mercadorias, também é preciso saber como funciona uma transportadora. Esse é o segundo passo essencial para contratar uma boa transportadora.

Tal posicionamento facilita o relacionamento entre os parceiros de negócio e permite que os gestores conheçam melhor os desafios do transporte rodoviário de cargas, como você verá agora.

2. Conheça os principais desafios de uma transportadora

Uma vez que o transporte de cargas vem se tornando um diferencial competitivo de peso para as empresas dos mais diversos tamanhos e segmentos, a pressão por bons resultados aumentou bastante, sobretudo no que diz respeito à entrega dos produtos e serviços.

De fato, para manter a satisfação dos clientes em alta e promover a sua fidelização, é preciso fazer com que as mercadorias adquiridas cheguem ao seu destino da forma mais rápida possível e sem nenhuma avaria.

As transportadoras se veem diante de uma realidade repleta de desafios, que precisam ser encarados por meio de um plano de gerenciamento de riscos eficiente, para garantir um bom desempenho junto aos contratantes e, de forma indireta, junto aos consumidores.

Sendo assim, a gestão de transportadoras das empresas deve reconhecer as dificuldades enfrentadas pelos fornecedores no que diz respeito, por exemplo, às péssimas condições das estradas e aos índices de roubo de cargas observados, principalmente, nos estados da região Sudeste.

Já em relação ao custo das operações de transporte e ao cálculo do frete, por exemplo, é preciso considerar a cobrança de valores que incidem sobre o transporte de cargas no Brasil, tais como a taxa de permanência de carga e a taxa de despacho.

A defasagem do frete é outro grande dificultador para o transporte de cargas que precisa ser levado em consideração ao contratar uma transportadora.

Pesquisas realizadas recentemente apontam que o déficit atual está em 20% do valor ideal, forçando as transportadoras a adotar medidas para diminuir os custos de operação e continuar oferecendo bons serviços.

Em algumas cidades, equilibrar o gerenciamento de frete pode ser ainda mais complicado, devido às restrições para circulação de veículos de carga nos grandes centros urbanos.

2.1. Entenda as restrições para o trânsito de veículos pesados

Na verdade, os limites impostos por alguns municípios brasileiros não atingem somente a circulação dos caminhões mas, também, as operações de carga e descarga de mercadorias, por meio da determinação de horários e locais específicos para essas atividades.

Com isso, os custos do transporte de cargas aumentam, assim como as exigências relacionadas à eficiência no planejamento de rotas. Para tentar reduzir as perdas causadas por essas questões, as transportadoras costumam estabelecer a cobrança de um valor denominado Taxa de Restrição ao Trânsito (TRT).

O planejamento de rotas, por si só, é um grande desafio para as transportadoras, o qual envolve tanto o conhecimento sobre as condições das rodovias e as regras para circulação de grandes veículos quanto a capacidade de refazer os mapas de entrega para contornar problemas como retenções na pista ou defeitos nos veículos.

Para responder rapidamente aos imprevistos na rotina de distribuição e entrega de mercadorias, as melhores transportadoras investem no emprego qualificado da tecnologia. É o que mostra o terceiro passo do nosso artigo. Confira!

3. Considere o investimento em tecnologia de ponta

A automação dos processos logísticos é uma das principais tendências da gestão empresarial, oferecendo benefícios tanto para as empresas quanto para as transportadoras que investem em tecnologia de ponta de maneira estratégica e constante.

Por isso, ao contratar uma transportadora, sua empresa deve avaliar quais são as ferramentas tecnológicas utilizadas pelo fornecedor pretendido e de que forma elas são empregadas, buscando parceiros que tenham o mesmo posicionamento estratégico quanto à inovação e sua importância para os negócios na atualidade.

O uso de softwares e aplicativos desenvolvidos com foco no rastreamento de veículos e mercadorias via satélite otimiza as operações de monitoramento de cargas, permitindo que as transportadoras tenham total controle sobre o histórico de entrega, repassando dados em tempo real para as empresas contratantes e seus clientes.

Com o apoio desses recursos, é possível realizar entregas de forma cada vez mais rápida e eficiente, permitindo que as empresas contratantes construam uma relação de confiança com seus clientes.

O investimento em tecnologia de ponta é importante, inclusive, para melhorar o relacionamento entre empresas e fornecedores, facilitando a troca de informações e agilizando a resolução de problemas.

3.1. Saiba como a tecnologia facilita o relacionamento com a transportadora

A gestão de frete e o controle da documentação sobre as cargas transportadas também são beneficiados pelo uso da tecnologia especializada em logística, o que simplifica o trabalho dos colaboradores, diminuindo erros e aumentando a produtividade tanto da empresa quanto da transportadora.

Além disso, a tecnologia promove o alinhamento entre as necessidades das empresas e as competências das transportadoras, na medida em que facilita todas as operações necessárias para que as mercadorias saiam do armazém e cheguem à residência dos consumidores de forma rápida e segura.

Com processos alinhados e comunicação clara, sua empresa pode negociar melhores condições junto às transportadoras, aproveitando todos os benefícios dessa parceria ao mesmo tempo em que conquista a confiança e o respeito do fornecedor por cumprir sempre os prazos e termos negociados antecipadamente.

De fato, a facilidade no relacionamento com seus fornecedores tem ajudado algumas empresas a cumprirem mais um passo previsto em nosso roteiro rumo à contratação de uma boa transportadora. Trata-se do conhecimento aprofundado sobre os tipos de transporte de cargas.

4. Entenda mais sobre os tipos de transporte de carga

Contratar uma transportadora tornou-se uma iniciativa bastante vantajosa para as empresas dos pontos de vista econômico e estratégico ao longo dos últimos anos.

Por não terem que arcar com os custos da manutenção de uma frota, os gestores podem poupar recursos ao mesmo tempo em que conseguem um desempenho melhor no mercado, cumprindo prazos de entrega com qualidade e rapidez.

Entretanto, para que a parceria com uma transportadora seja realmente um sucesso, é preciso contratar fornecedores especializados no transporte dos produtos da sua empresa. Por isso, é fundamental ampliar os conhecimentos sobre os tipos de transporte de carga e suas implicações.

Em se tratando do transporte rodoviário — que é o modal mais utilizado no cenário logístico brasileiro —, é possível citar, por exemplo:

  • o transporte de carga geral — corresponde ao tipo mais convencional de entrega de mercadorias feito por meio de veículos comuns, sem exigências especiais de armazenagem;
  • o transporte de encomendas — um tipo muito específico de transporte de cargas, exigindo total compromisso da transportadora com a coleta e entrega da mercadoria dentro do prazo estipulado e de forma intacta;
  • o transporte de carga completa — colocado em prática quando uma empresa precisa da exclusividade total de um caminhão para distribuir suas mercadorias, como acontece com cargas perigosas;
  • o transporte de cargas fracionadas — consiste no compartilhamento do mesmo caminhão por várias empresas e vem se tornando um dos tipos de transporte mais utilizados graças às suas vantagens.

Dessa forma, fica claro que a contratação de uma transportadora de cargas fracionadas é uma ação que merece atenção especial por parte dos gestores, sobretudo no que diz respeito aos benefícios dessa iniciativa.

4.1. Conheça as vantagens do transporte de cargas fracionadas

No transporte de cargas fracionadas, ao contrário do que acontece no transporte de carga completa, o mesmo caminhão é utilizado para fazer a entrega dos produtos de duas ou mais empresas, respeitando-se as exigências para a integridade de todas as mercadorias.

Cada empresa paga apenas pelo espaço físico ocupado por seus produtos, o que permite a prática de valores de fretes mais baixos, uma vez que os custos do transporte são repartidos entre todos os usuários.

Graças ao uso da tecnologia, além da economia no frete, as empresas que optam pelo transporte de cargas fracionadas possuem mais controle sobre as mercadorias durante todo o processo e podem contar com prazos menores de entrega, o que favorece o relacionamento com os clientes.

No entanto, para que todos esses benefícios sejam possíveis, as transportadoras devem investir constantemente no aumento da segurança desde a retirada das mercadorias no ponto de coleta até a chegada de cada item ao seu destino final.

Quer saber mais sobre esse assunto? Continue a leitura do nosso artigo e saiba qual é o quinto passo essencial para ter sucesso ao contratar uma transportadora.

5. Cheque processos para a segurança no transporte

Diante de um cenário marcado pelos altos índices de assaltos e pelas péssimas condições das estradas, a segurança no transporte rodoviário de cargas tornou-se uma das maiores preocupações tanto dos gerentes logísticos quanto das transportadoras.

Por isso, ao contratar uma transportadora, toda e qualquer empresa deve conferir as práticas do fornecedor pretendido em relação ao controle e à proteção das operações de carregamento, armazenagem, transporte e entrega.

Nesse sentido, a contratação de um seguro de cargas é uma conduta obrigatória, que protege as duas partes envolvidas na parceria e garante o ressarcimento em caso de perdas causadas pela ação de bandidos ou em decorrência de acidentes com o veículo ou a carga em si.

As condições da frota também devem ser uma prioridade da transportadora contratada, tanto para evitar problemas durante as entregas quanto para cumprir as exigências legais quanto ao transporte rodoviário de cargas no país.

Além da contratação do seguro de cargas e da manutenção da frota em condições ideais de funcionamento, as transportadoras devem colocar em prática algumas medidas preventivas, visando à preservação dos bens e à proteção das pessoas.

5.1. Saiba que medidas preventivas a transportadora deve adotar

Para aumentar a segurança das atividades, as transportadoras devem investir na tecnologia especializada no monitoramento de cargas e no planejamento de rotas, procurando os trajetos e horários que oferecem menos riscos.

Os motoristas e demais funcionários responsáveis pelas entregas devem ser constantemente capacitados, para saber como operar os equipamentos de monitoramento e como proceder em caso de assalto ou acidentes.

O respeito aos limites de peso tanto dos veículos quanto das embalagens utilizadas para proteger e acondicionar as mercadorias também deve ser visto como uma prática relacionada à prevenção e ao aumento da segurança no transporte.

Por fim, a necessidade de contratação de uma escolta armada pode ser uma opção a ser discutida com a transportadora, lembrando que os custos adicionais com essa medida serão repassados para a empresa contratante.

Informações como essa e todas as outras especificações do contrato de serviço devem ser discutidas e registradas com clareza para que o relacionamento entre empresa e fornecedores possa transcorrer da melhor forma possível, como você verá a seguir.

6. Confira as questões burocráticas e fiscais do transporte

Uma boa transportadora sabe que precisa tratar as questões legais relacionadas ao transporte de cargas com a mesma responsabilidade e eficiência com que gerencia os seus processos operacionais.

Sendo assim, as empresas que querem contratar uma transportadora devem ter total esclarecimento sobre o que caracteriza um contrato de prestação de serviços e quais são as implicações da relação com um fornecedor.

Afinal de contas, a adequação às exigências fiscais e às normas estabelecidas pela legislação brasileira deve ser uma prioridade de todas as empresas que querem garantir a sua sustentabilidade no mercado, independentemente do seu tamanho ou do seu segmento de atuação.

Portanto, o contrato entre empresa e transportadora deve deixar claro quais são as responsabilidades e as limitações das partes, assim como as penalidades a serem aplicadas caso um dos parceiros deixe de cumprir o que foi acordado.

A legislação brasileira é uma das mais complexas no que diz respeito à normatização do transporte de cargas, o que exige das transportadoras e das empresas que pretendem contratá-las máxima atenção para evitar penalidades e prejuízos.

As transportadoras devem cumprir uma série de exigências e manter sua documentação em dia pois, quando isso não acontece, as consequências atingem tanto os fornecedores quanto os seus contratantes.

6.1. Entenda as consequências da negligência com as obrigações legais

Ainda é bastante comum ver transportadoras operando de forma ilegal, seja por irresponsabilidade intencional ou pelo desconhecimento de todas as normas e leis impostas ao transporte de carga.

Essa realidade aumenta os riscos das operações logísticas e pode acarretar prejuízos tanto para as transportadoras que atuam na ilegalidade quanto para as empresas que contratam esses parceiros.

Transportar uma carga sem todos os documentos exigidos pode gerar problemas que vão desde os prejuízos com o extravio ou os danos à carga até a apreensão de todas as mercadorias, caso o caminhão seja detido em uma operação de fiscalização.

Na verdade, a parceria com uma transportadora que atua de forma ilegal pode prejudicar profundamente a imagem da empresa contratante. Por isso, vamos finalizar o passo a passo para a contratação de uma boa transportadora comentando a importância de analisar a reputação das transportadoras.

7. Analise a reputação da transportadora

A terceirização dos serviços logísticos e a contratação de uma transportadora é uma decisão estratégica de enorme importância para os negócios na atualidade. Ao encontrar o fornecedor certo, é possível reduzir custos, simplificar tarefas e aumentar a produtividade, entre outros benefícios.

Entretanto, é preciso considerar que a terceirização representa a introdução de um novo personagem no atendimento aos clientes, até então feito de forma exclusiva pela própria organização.

Assim, ainda que sua empresa seja capaz de oferecer os melhores produtos, atendendo a todas as expectativas dos clientes, o descumprimento do prazo de entrega ou a ocorrência de avarias nos produtos pode comprometer a confiança de um consumidor de forma definitiva.

Por isso, é preciso analisar a reputação da transportadora a partir de uma boa pesquisa de mercado, que encontre referências sólidas e avalie questões como a opinião de empresas já atendidas e a opinião dos consumidores que já receberam mercadorias pelas mãos do fornecedor pretendido.

7.1. Saiba que referências considerar

A existência de certificações ou outros documentos que atestem a qualidade dos serviços oferecidos pela transportadora é um bom indicativo a ser analisado, assim como a existência de pendências fiscais ou tributárias.

Além disso, ao contratar uma transportadora, é preciso procurar uma prestadora de serviços capaz de atuar em sintonia com as crenças e os valores da sua empresa, tornando-se um verdadeiro parceiro de negócios, capaz de atuar no mercado com a mesma qualidade e eficiência.

Por fim, a análise cuidadosa do histórico e da reputação da transportadora evita aborrecimentos e prejuízos relacionados ao descumprimento de obrigações legais, preservando a saúde financeira do seu negócio.

Chegando ao final do nosso artigo, é possível concluir que, para ter sucesso ao contratar uma transportadora, é preciso entender as operações logísticas a partir de uma visão global e estratégica e, assim, garantir o alinhamento total entre as demandas da empresa contratante e as competências do fornecedor contratado.

Sendo assim, o monitoramento de resultados torna-se uma exigência fundamental para a gestão de transportadoras na atualidade, a partir de um processo que garanta a avaliação completa dos fatores determinantes para a continuidade ou o encerramento do contrato de prestação de serviços.

Para facilitar esse processo e orientar os gestores no acompanhamento das atividades dos fornecedores contratados, confira o checklist completo para a avaliação de transportadoras que preparamos!

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