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Documentação de transporte: o que você deve conferir na transportadora

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Documentação de transporte: o que você deve conferir na transportadora

Documentação de transporte: o que você deve conferir na transportadora

O transporte de cargas é uma atividade estratégica para qualquer negócio. Entretanto, para assegurar que todo o processo aconteça de maneira eficiente e dentro das exigências legais é necessário providenciar e checar toda a documentação de transporte.

Mas você sabe o que deve conferir ao escolher uma transportadora? Avaliar se a empresa a ser contratada cumpre com os requisitos e possui todos os documentos exigidos é determinante para uma logística de sucesso e, por isso, merece sua atenção.

Como nós sabemos que há uma grande variedade de documentos e responsabilidades, preparamos este post para auxiliá-lo com essa tarefa.

Continue com a leitura e descubra o que conferir ao contratar uma transportadora!

Por que manter a documentação de transporte em dia?

O modal rodoviário é o mais utilizado no Brasil, sendo, portanto, o principal meio de deslocamento de mercadorias pelo território nacional.

O importante papel desempenhado pelas transportadoras ganhou ainda mais relevância com o crescimento do mercado online, já que, necessariamente, a mercadoria precisa sair dos armazéns e centros de distribuição da empresa e ser entregue ao consumidor final em tempo hábil e com segurança.

Mas a atividade de uma transportadora não se resume ao deslocamento de produtos. Na verdade, para que uma empresa do ramo opere legalmente, deve providenciar uma série de documentos e cumprir com inúmeras exigências.

Nesse sentido, a legislação brasileira elenca vários documentos que precisam ser emitidos pela transportadora. Frisa-se que, conforme abordaremos mais adiante, o descumprimento de tais obrigações, além de ensejar multa, pode acarretar a apreensão do veículo e carga e, consequentemente, o atraso de suas entregas.

Quais os documentos necessários para o transporte de cargas?

Diante da importância de manter a documentação de transporte em dia, é possível concluir que uma transportadora séria e responsável jamais deixa de atuar dentro da lei, e é essencial que sua empresa encontre parceiros assim.

Portanto, para facilitar sua análise e seleção da prestadora de serviços de transporte ideal, elencamos os documentos que não podem deixar de existir. Acompanhe!

1. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Segundo a legislação vigente, o CT-e é um documento eletrônico exigido para o transporte de cargas que é emitido e armazenado eletronicamente. Trata-se de uma espécie de nota fiscal que atesta a prestação do serviço de transporte em todos os modais — rodoviário, aeroviário, ferroviário, hidroviário e dutoviário.

Conforme a legislação em vigor no país, esse documento possui validade em todo o território nacional e pode substituir diversos documentos fiscais:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas;

  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;

  • Conhecimento Aéreo;

  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas;

  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas;

  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte – no caso de transporte de cargas.

Dessa maneira, se durante o deslocamento da mercadoria o veículo for parado em algum posto de fiscalização, a existência e a veracidade do CT-e serão consultadas diretamente na Secretaria de Fazenda.

Lembrando que, como esse documento é eletrônico, via de regra a transportadora leva juntamente com a carga o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). Ele não o substitui, mas tem a função de acompanhar a carga e auxiliar a consulta ao CT-e no site da Sefaz.

2. MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)

Esse documento também é emitido e armazenado eletronicamente, sendo gerado após a emissão do CT-e e, assim como este, possui validade em todo o território brasileiro.

De modo geral, podemos identificar algumas funções para MDF-e, quais sejam:

  • facilitar o registro em lotes dos documentos fiscais;

  • identificar a unidade de carga utilizada;

  • auxiliar na identificação de diversas características das mercadorias transportadas.

É importante ressaltar que o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE) é a documentação que acompanha a mercadoria em trânsito e informa o deslocamento dos documentos da carga.

3. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

Os dois primeiros documentos apresentados são de responsabilidade da transportadora, já a Nota Fiscal Eletrônica deve ser providenciada pelo remetente da carga, isto é, a empresa que contrata o serviço de transporte.

Dessa maneira, é possível concluir que é a sua empresa que deve emitir a NF-e, sendo importante ressaltar que a emissão de tal documento é obrigatória para toda e qualquer compra e venda que ocorra no país.

Sua função é atestar a relação comercial e demonstrar que todos os impostos referentes à transação foram devidamente recolhidos.

Além disso, assim como os demais documentos, a NF-e também possui um documento auxiliar que é impresso e acompanha a mercadoria que, nesse caso, recebe o nome de DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica).

Carga sem documentação: quais as consequências disso?

O post de hoje tem o objetivo de demonstrar como a documentação de transporte é importante, bem como a necessidade de se unir a uma transportadora que segue à risca as determinações legais.

Depois de conhecer os documentos imprescindíveis para a concretização do transporte de mercadorias, resta entender as consequências práticas que seu negócio enfrentará caso não tome esse cuidado.

É certo que todos os dias milhares de mercadorias circulam pelo país de maneira clandestina e sem qualquer documentação. As razões para isso são várias e vão desde a desculpa pautada na burocracia, na falta de conhecimento sobre as consequências até a atuação irregular de empresas e transportadoras.

Entretanto, é preciso que, como gerente logístico, você compreenda os riscos que sua empresa corre ao firmar parceria com uma empresa de transportes que não atua regularmente. Afinal, os maiores prejudicados serão o seu negócio e seus clientes.

Em resumo, transportar uma carga sem a devida documentação, dentre outros problemas:

  • gera descontrole na contabilidade da empresa;

  • impede que a carga seja segurada;

  • acarreta a apreensão da mercadoria.

Conseguiu entender por que a documentação de transporte deve ser um dos principais pontos a serem analisados ao contratar uma transportadora? Conforme demonstrado, não atentar para essa questão pode prejudicar sua empresa, desde os aspectos financeiros até, é claro, a reputação de um negócio sério, legal e confiável.

Portanto, agora que você já conhece os documentos e entende a função e a importância de cada um deles, basta ter o cuidado de avaliar se a sua empresa de transportes os emite corretamente!

Quer aprender um pouco mais? Então, descubra agora mesmo os 8 itens que você deve considerar na avaliação de uma transportadora!

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