Nas últimas décadas, a logística tornou-se um fator de peso para o sucesso das empresas no mercado, exigindo dos empresários e gestores a capacidade constante de otimizar os processos operacionais e gerenciais relacionados à armazenagem, à distribuição e ao transporte.
Nesse cenário, o aumento da produtividade e a redução de custos logísticos são desafios constantes. Para vencê-los, o caminho mais seguro está no emprego qualificado da tecnologia, por meio de programas que aceleram as operações e diminuem a ocorrência de erros na cadeia logística.
Um bom exemplo dessa realidade é o uso do sistema EDI na logística. Saiba, agora, qual é a importância e quais são os benefícios dessa ferramenta para as empresas. Confira!
O que é sistema EDI?
A sigla EDI corresponde ao termo em inglês Eletronic Data Interchange, que pode ser traduzido para o português como Intercâmbio Eletrônico de Dados. Trata-se de uma plataforma de integração estruturada por meio da transmissão eletrônica de dados, com base em um sistema de comunicação padronizado. O EDI permite uma maior rapidez, segurança e confiabilidade no processo de troca de informações.
Esse sistema surgiu para suprir a demanda gerada pelos principais gargalos logísticos da atualidade, tais como as falhas na comunicação organizacional e na execução do planejamento estratégico em logística.
Por permitir a troca de informações de forma digitalizada, estabelecendo uma ligação direta entre dois ou mais sistemas, a tecnologia EDI reduz a quantidade de falhas ao longo da cadeia logística.
Os dados podem ser transmitidos em diversos formatos e canais. Em se tratando do transporte de cargas, o mais comum é que as empresas utilizem arquivos de texto como principal formato de compartilhamento de informações.
Dessa forma, o sistema EDI na logística oferece às empresas a possibilidade de automatizar a cadeia logística de forma bastante eficiente, promovendo um melhor aproveitamento dos recursos materiais e imateriais e, consequentemente, aumentando a produtividade do negócio.
Diante de tantas funcionalidades, vale a pena analisar, com mais atenção, os benefícios do sistema EDI para as empresas que investem na implementação dessa tecnologia. É sobre isso que falaremos a seguir. Acompanhe!
Quais são os seus benefícios?
De uma forma geral, o uso do sistema EDI na logística oferece os mesmos benefícios relacionados à automação da comunicação e de todos os demais processos da cadeia logística uma empresa, entre os quais podemos destacar:
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a facilidade de diálogo, por meio de uma plataforma central que promove a organização da transmissão de dados, evitando equívocos na troca de informações e aumentando a transparência das operações;
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a simplificação das atividades, padronizando as ações e reduzindo a quantidade de operações e de colaboradores necessários para garantir a eficiência na cadeia logística;
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a redução de custos, graças ao melhor aproveitamento dos recursos e à diminuição da ocorrência de erros que geram atrasos e interrupções na rotina logística;
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a redução no tempo do processamento, devido a eliminação da digitação manual das informações;
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agilidade no recebimento das informações de Nota Fiscal, Conhecimento de Transporte Eletrônico, Fatura e Ocorrências;
- Evitar erros de entrega e insatisfação por parte dos clientes;
- maior frequência no faturamento e agilidade no pagamento devido a rápida informação.
Por outro lado, a implementação do sistema EDI na logística de uma empresa oferece muitos outros benefícios no que diz respeito especificamente ao transporte de cargas, contribuindo de forma significativa para a melhoria do relacionamento das empresas com os seus fornecedores ou clientes.
E as vantagens para o transporte de cargas?
Entre essas vantagens, está a maior agilidade na emissão e no recebimento de notas fiscais e de outros documentos obrigatórios para o transporte de cargas. Uma vez que não é preciso aguardar o preenchimento manual dos relatórios, as empresas podem cumprir as exigências legais sem elevar os custos da cadeia logística, graças à diminuição da quantidade de erros que podem resultar em gastos.
O uso do sistema EDI na logística facilita o cálculo do frete e elimina a necessidade de impressão de vários documentos, diminuindo a quantidade de tempo necessária para que a carga possa seguir para seu destino em perfeito estado e da forma mais rápida possível.
Além disso, graças aos recursos do monitoramento de cargas, a implementação do sistema EDI na logística promove o aumento nos níveis de satisfação do cliente, mantendo-o bem informado sobre a situação da sua entrega, a qual pode ser acompanhada em tempo real.
Na verdade, o monitoramento de cargas é um dos aspectos relacionados ao transporte de cargas mais impactado pelo emprego da tecnologia em logística, como você verá a seguir.
Como o sistema EDI funciona no transporte de cargas?
Em se tratando do transporte de cargas, o sistema EDI apresenta-se como uma forma segura e econômica para otimizar a execução de todas as atividades desenvolvidas desde a saída das mercadorias do armazém até a sua chegada ao destino final.
Ele permite que as empresas façam o envio de todas as informações necessárias para a emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) pelo sistema de gestão das transportadoras, agilizando a liberação dessa documentação.
Já a transportadora, por sua vez, pode manter a empresa informada sobre a situação das entregas, relatando todas as ocorrências que podem representar mudanças no cronograma previsto.
Além das informações sobre o status da entrega, o sistema EDI permite o faturamento de valores e a emissão de boletos de cobrança, o que torna o gerenciamento do frete mais rápido e exato.
Entretanto, para que tudo corra bem e o emprego do sistema EDI na logística possa otimizar os resultados da sua empresa, é fundamental observar alguns cuidados básicos na implementação dessa ferramenta, conforme mostraremos ao final do nosso artigo.
Que cuidados tomar ao implantar o sistema EDI na logística da sua empresa?
A automação dos processos logísticos por meio do sistema EDI, ou de qualquer outra tecnologia, pressupõe o reforço das ações de capacitação da equipe de colaboradores, para que todos possam conhecer o propósito da ferramenta e operá-la da forma correta.
Também é preciso lembrar que o sucesso no emprego do sistema EDI na logística, assim como de qualquer ferramenta tecnológica, depende do acompanhamento das tendências do mercado em armazenagem, distribuição e transporte.
Os gestores precisam estar sempre atentos às novidades para que, conhecendo bem as necessidades da empresa e partindo de um bom planejamento, possam fazer da tecnologia uma grande aliada do negócio a curto, médio e longo prazo.
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