Na atualidade, a grande maioria das empresas já identificou na terceirização de serviços logísticos uma boa oportunidade para reduzir custos e melhorar a qualidade das operações relacionadas ao armazenamento, à distribuição e à entrega de mercadorias.
No entanto, muitos gestores ainda cometem erros básicos no controle de transportadoras, que podem afetar a qualidade das cargas transportadas e comprometer o sucesso dos processos logísticos como um todo.
Saiba, agora, quais são os 5 erros mais comuns em controle de transportadoras e o que você pode fazer para evitá-los. Confira e esclareça suas dúvidas!
1. Ausência de uma boa pesquisa de mercado
A diversidade de fornecedores disponíveis no mercado aumenta os benefícios e, por outro lado, os riscos, da terceirização de serviços logísticos.
Nesse sentido, um erro bastante comum no controle de transportadoras é ignorar a pesquisa de mercado e escolher um parceiro sem conhecer o seu histórico ou a qualidade do trabalho desempenhado.
Quando uma empresa opta por terceirizar o transporte de cargas sem analisar questões como a abrangência das rotas de entrega, a capacitação da equipe de funcionários ou a reputação da transportadora, a chance de haver prejuízos como o aumento de custos logísticos ou a insatisfação dos clientes é extremamente elevada.
Além desses critérios, é preciso listar as demandas logísticas como um todo, comparando as necessidades da empresa com as capacidades reais do prestador de serviço a ser contratado.
Afinal, de nada adianta conseguir fechar um contrato pagando bom preço e não ter o suporte necessário em todos os processos de transporte e distribuição de mercadorias.
Outro erro comum, relacionado à análise das competências da transportadora, diz respeito ao desconhecimento sobre as condições da frota de veículos da empresa contratada.
2. Desconhecimento sobre as condições da frota
O controle de transportadoras eficiente exige o conhecimento amplo sobre as condições da frota, seja antes de fechar o contrato ou depois que a parceria com o fornecedor já está em andamento.
No entanto, muitas empresas ainda ignoram os mecanismos existentes para otimizar a gestão de frotas, colocando em risco todas as operações relacionadas à entrega de mercadorias e, consequentemente, favorecendo o enfraquecimento do negócio no mercado.
É preciso implementar operações que garantam o monitoramento constante sobre os dados dos caminhões utilizados, incluindo tanto as questões mecânicas quanto as exigências legais relacionadas ao transporte de cargas, tais como:
- a quilometragem dos veículos;
- a quantidade de entregas por dia;
- a manutenção preventiva;
- o rodízio de pneus;
- o gasto de combustível;
- o pagamento de taxas de licenciamento, impostos ou multas.
Na maioria das vezes, entretanto, os problemas relacionados à gestão de frota poderiam ser evitados se não fosse outro equívoco cometido com frequência pelos empreendedores na hora de contratar uma transportadora. Trata-se da existência de lacunas no contrato de prestação de serviços.
3. Lacunas no contrato de prestação de serviços
Embora o contrato de prestação de serviços seja um item de extrema importância para o sucesso no controle de transportadoras, ainda é bastante comum encontrar documentos malredigidos e repletos de lacunas, o que prejudica o relacionamento entre contratantes e contratados e compromete as atividades logísticas como um todo.
Os gestores costumam ignorar itens que vão desde a descrição exata das responsabilidades de cada parte até o esclarecimento sobre as ações que podem resultar em quebra de contrato e as multas ou outras medidas corretivas cabíveis nesses casos.
Trata-se de um erro banal no controle de transportadoras, mas que pode representar muita dor de cabeça para os gestores, sobretudo quando as consequências de um contrato mal-elaborado resultam em problemas que dificultam o gerenciamento financeiro dos processos logísticos, causando aumento dos custos em várias operações.
A própria ineficiência na gestão financeira é um erro comum no controle de transportadoras, que deve ser analisado de forma estratégica para permitir que as empresas otimizem a terceirização dos serviços logísticos como um todo.
4. Ineficiência na gestão financeira
A pressão por resultados imediatos no controle de transportadoras faz com que algumas empresas negligenciem a qualidade da gestão financeira, passando a adotar as mais variadas práticas, sem seguir um padrão que garanta a economia de recursos e a redução de gastos.
Na maioria das vezes, a ineficiência na gestão financeira resulta em problemas no cálculo do frete e, consequentemente, em perda de dinheiro. As falhas na gestão do frete fazem com que as empresas percam boas oportunidades de economizar, pagando valores mais altos por serviços de custo baixo.
Além disso, o risco na contratação de tarifas muito abaixo da tabela aumenta, uma vez que as decisões são tomadas sem o direcionamento de um plano de gestão financeira bem-executado.
Essa realidade constitui uma ameaça para o futuro do negócio na medida em que pode tornar inviável a compensação da queda nos lucros causada pelo abatimento no valor do frete como forma de conquistar a preferência da clientela e finalizar as vendas.
Por essa razão, é preciso que os gestores entendam os mecanismos de funcionamento do frete para que possam tomar as decisões mais acertadas tanto do ponto de vista da entrega de mercadorias quanto da logística como um todo.
Quando as falhas no controle de transportadoras envolvem o monitoramento das operações, os prejuízos para o negócio podem ser ainda maiores.
5. Inexistência de sistematização dos processos
Para gerar benefícios contínuos, a terceirização do transporte de cargas deve contar com mecanismos eficientes para avaliação e sistematização dos processos, de modo a garantir as melhores práticas e evitar a ocorrência de falhas.
Em muitos casos, devido à falta de padronização no controle de transportadoras, os erros cometidos são sempre os mesmos, o que causa desperdício de recursos e compromete a reputação da empresa, uma vez que as falhas na entrega são um dos principais motivos de reclamação dos clientes.
Por isso, o registro das operações realizadas deve contemplar desde as tarefas mais simples até as ações mais complexas, com base no uso de ferramentas gerenciais especialmente desenvolvidas para o monitoramento de resultados.
Agora que você já sabe quais são os erros mais comuns na gestão de transportadoras, veja como evitar as falhas e garantir boas práticas na relação com os fornecedores contratados.
Como evitar erros e otimizar o controle de transportadoras?
O primeiro passo para evitar erros no controle de transportadoras é compreender essa gestão de forma estratégica, considerando suas implicações a longo prazo para o sucesso do negócio.
Dessa forma, o gerenciamento de riscos tem importância fundamental, sendo que os gestores devem analisar todos os aspectos relacionados à contratação de fornecedores em termos de suas oportunidades e ameaças.
A partir de então, fica mais fácil identificar as lacunas e fazer as adequações necessárias, sem se esquecer de fazer bom uso dos recursos tecnológicos, fazendo da automação qualificada dos processos uma prática constante.
Por fim, o controle de transportadoras deve se basear na avaliação constante do trabalho realizado pelos fornecedores, com atenção para alguns critérios de análise fundamentais.
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