A redução de custos é palavra de ordem na grande maioria das empresas, principalmente em tempos de crise. Apesar da necessidade, essa tarefa não é simples como parece e muitos gestores têm o receio de promover alguma mudança e acabar prejudicando outro processo posteriormente — principalmente a qualidade.
Para tentar ajudar nessa missão, listamos 7 práticas que podem ser adotadas e ajudam a promover uma diminuição estruturada e com garantia de bons resultados. Quer saber quais são elas? Então, continue com a leitura e confira agora mesmo!
1. Revisão do orçamento
Quer que suas atividades sejam bem-sucedidas? Comece por um bom planejamento — e isso vale para qualquer coisa. No que diz respeito à redução de custos, ele é fundamental para garantir que os cortes serão feitos de maneira estruturada, sem o risco de prejudicar os resultados futuramente, principalmente a qualidade.
Um bom exemplo disso é a situação em que se decide reduzir gastos com embalagens, mas, por fim, há prejuízos posteriores, quando o índice de avarias sobe consideravelmente.
Portanto, o ideal é revisar o orçamento, principalmente o histórico, separado por centro de custos, se possível. Com as informações obtidas, fica mais fácil saber onde se concentram os maiores gastos, quais deles são supérfluos e quais ações podem ser tomadas para promover a redução com segurança.
2. Mapeamento dos processos
O mapeamento de processos consiste no estudo de como os métodos de trabalho são executados, visando identificar falhas e suas principais causas. Por meio dele, é possível apontar problemas, como desperdícios (de tempo, materiais, mão de obra, entre outros), que acabam por elevar os custos operacionais.
A ideia é encontrar as causas raízes de cada falha e criar soluções mais precisas e acertadas para cada uma delas. Assim, consegue-se promover melhorias que certamente ajudarão na redução de custos.
Depois que essa atividade for finalizada, o ideal é formalizar o novo método por meio de um documento que mostra qual é o fluxo correto das atividades. Essa instrução de trabalho deve ficar acessível nas áreas, para que os colaboradores possam consultá-la em caso de dúvidas.
Ainda vale lembrar que essa padronização dos processos auxilia muito no treinamento de novos colaboradores, já que existe um roteiro que precisa ser seguido e pode ser explicado por qualquer funcionário que tenha conhecimento. Ou seja, uma pessoa pode ser treinada por profissionais diferentes, sem prejuízos no seu aprendizado.
O benefício para a redução de custos é o fato de que os processos são aprendidos da maneira correta, evitando erros e necessidades de retrabalhos posteriormente — o que aumentaria os gastos operacionais.
3. Política de prevenção de avarias e extravios
Como dissemos nos tópicos anteriores, avarias e desperdícios elevam os custos operacionais. O mesmo serve para os extravios, já que as cargas não chegam ao cliente final, gerando mais custos com o envio de outro produto.
Para evitar esse tipo de situação, vale a pena criar uma política de prevenção de avarias e extravios. Isso envolve o treinamento dos colaboradores a respeito do manuseio correto, do uso da embalagem mais adequada, das formas seguras de acondicionamento, da conscientização do impacto que as fraudes e perdas causam na empresa, entre outras coisas.
4. Implementação do agendamento de cargas
A adoção do agendamento de cargas viabiliza à empresa trabalhar com o que se chama de “calendarização”. Ou seja, cada região de entrega possui dias específicos de envio, o que ajuda a consolidar as cargas com maior eficiência.
Dessa forma, os veículos são enviados aproveitando o máximo da sua capacidade, diminuindo os custos com frete. Isso é possível graças à otimização no envio dos pedidos, sendo necessário um número menor de veículos para distribuir todas as cargas — já que há uma otimização do espaço disponível nos carros.
Outra vantagem proporcionada por essa prática é a previsibilidade, por parte dos clientes, do envio dos pedidos.
5. Indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são um excelente meio de verificar a eficiência no aproveitamento dos recursos. Ou seja, por meio deles, o gestor consegue saber se os esforços empregados em cada processo foram suficientes para alcançar as metas. Além disso, eles são a melhor forma de mensurar os impactos das mudanças promovidas.
Para o controle do transporte de cargas, pode-se acompanhar indicadores de custos, como:
- entrega por cliente;
- por rota;
- das avarias;
- dos extravios;
- de devoluções;
- de reentregas.
O acompanhamento desses dados ajuda a identificar discrepâncias e possíveis problemas que podem ser a causa dos custos elevados. Da mesma forma, por meio deles, também é possível identificar as oportunidades de melhoria — assim como no caso da análise do orçamento.
Depois que as melhorias são aplicadas, esses dados servirão para comparar o antes e depois e permitir avaliar se as ações foram realmente eficazes.
6. Treinamento de colaboradores para promover e manter a redução de custos
As pessoas são as principais responsáveis pelo sucesso da sua empresa. Mesmo que seus processos sejam bem estruturados e otimizados, se o fator humano não for bem explorado, dificilmente se chega aos resultados esperados.
Sendo assim, o ideal é promover treinamentos e cursos de capacitação para que os colaboradores saibam a forma correta de executar as atividades. Isso também é fundamental quando as melhorias são adotadas, já que elas promovem mudanças nos métodos de trabalho.
7. Transportadoras de confiança
O preço é um dos fatores de maior peso na hora de avaliar e escolher uma transportadora. No entanto, ele não deve ser a única variável a influenciar na decisão de fechar o contrato.
É preciso também avaliar a tradição da empresa no mercado, quais clientes ela possui e a opinião deles, o nível de qualidade garantido, além dos prazos de entrega. Nesse caso, vale sempre lembrar da máxima que “o barato pode sair caro”. Desconfie de preços muito abaixo do mercado.
Como você pode ver, existem diversas formas — muitas delas simples — de se alcançar a redução de custos no transporte de cargas. Em muitos casos, basta uma revisão dos processos e um controle de custos mais rigoroso para que se consiga identificar os pontos de maior atenção.
Gostou deste post? Quer continuar acompanhando outros artigos que publicamos aqui no blog? Então, assine a nossa newsletter agora mesmo e receba as novidades em primeira mão!
