O sucesso em logística depende de uma série de fatores. Muitos gestores da área, no entanto, não se dão conta de como o relacionamento com fornecedores é importante nesse processo. Muitas vezes, os fornecedores acabam não recebendo a devida atenção. É justamente sobre isso que vamos refletir juntos neste post.
Aqui, você verá a importância de se estabelecer e manter relações estratégicas com as empresas que fornecem produtos e serviços dentro da cadeia logística e também algumas dicas para fazer isso da forma mais efetiva possível. Aprenderá também sobre alguns erros que você pode evitar.
Da criação de parcerias duradouras à diversificação da carteira de agentes de fornecimento, passando por alinhamento de processos, comunicação e avaliação de desempenho, você vai ver que se relacionar com empresas parceiras não é tão complicado quanto parece. Continue lendo para entender!
A IMPORTÂNCIA DO RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES
O gerenciamento de relacionamento com fornecedores é uma área em que todas as empresas precisam buscar a excelência, em função dos inúmeros benefícios que isso pode trazer. Na verdade, a adaptação de uma abordagem mais estratégica com os principais parceiros pode, inclusive, melhorar as receitas e a competitividade do negócio.
Existem poucas organizações realmente preocupadas em melhorar as relações com as empresas que lhes fornecem bens e serviços, apesar de não ser fácil encontrar bons parceiros, especialmente sob o ponto de vista de logística.
Como as empresas e profissionais que prestam serviços e fornecem produtos desempenham um papel importante nos negócios, é crucial que os diretores e gerentes de logística também se envolvam nos esforços para mantê-los engajados e comprometidos.
É preciso vê-los como agentes que são bem mais do que apenas fornecedores. Eles devem ser seus aliados, parceiros essenciais para o desenvolvimento organizacional.
Em uma relação ideal, as empresas e seus agentes de fornecimento se conectam de maneira que podem trocar informações facilmente, como dados de demanda etc.
O que isso significa? Para os gestores de logística, significa comunicar os eventos de demanda e a direção dos planos estratégicos, trabalhar em conjunto para reduzir custos e melhorar a qualidade, além de compreender capacidades e potenciais atuais e futuros.
É importante também que a equipe não negligencie sua responsabilidade de orientar os fornecedores para que eles melhorem constantemente os serviços prestados.
Em suma, é fundamental que toda empresa mantenha relações de alta confiança, comunicação e credibilidade com todos os seus parceiros externos.
DICAS PARA MELHORAR O RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES
Agora que você já entendeu sobre a importância desse relacionamento, vamos às dicas! Veja 10 medidas que podem ser aplicadas ainda hoje para estabelecer melhorias no relacionamento com fornecedores:
1. CRIE RELAÇÕES DE PARCERIA
O departamento de logística até pode saber o quanto os seus fornecedores se beneficiam com a empresa, mas será que eles percebem isso? Tratá-los como parceiros deve ser mais do que um discurso.
É importante ter sempre em mente que os dois lados devem se beneficiar das ações estabelecidas, mas, mais do que isso, é fundamental que os parceiros tenham isso bem claro. Eles devem ver o seu negócio como um grande aliado para o crescimento deles.
Ao fazer com que os fornecedores se percebam como aliados, é possível diminuir riscos, melhorar a qualidade dos serviços e ampliar as colaborações.
2. NÃO COLOQUE PREÇO ACIMA DE QUALIDADE
A pressão para diminuir custos é grande em todas as áreas de um negócio. Na logística, ela é ainda maior, pois as condições de infraestrutura (estradas, portos, aeroportos etc.) no Brasil são aquém das ideais. Logo, não é incomum que os gestores da área negociem ao máximo com seus fornecedores.
No entanto, é importante ter em mente que a qualidade deve ser a norteadora dos relacionamentos com aliados logísticos. Quando falamos em transportes, muitas vezes o barato pode sair caro com atrasos, acidentes, cargas extraviadas ou roubadas e outros problemas. Por isso, preze sempre pelo custo-benefício dos serviços e não apenas pelo baixo preço.
Dessa forma, fica mais fácil manter confiabilidade e diminuir riscos relacionados à capacidade de fornecimento, abertura para negociações futuras etc.
3. ALINHE OS PROCESSOS
Manter estoques dentro do ideal, fazer entregas rápidas, garantir que insumos e serviços essenciais não vão faltar: todas essas ações estão sempre rondando a cabeça dos gestores de logística. Para conseguir isso, é fundamental criar acordos com os fornecedores para que os processos mútuos se alinhem.
Esse resultado pode ser conseguido com a ajuda de softwares por meio dos quais informações sejam trocadas entre os parceiros. Ao expedir uma ordem de compra, por exemplo, a empresa aciona automaticamente o fornecedor, via canal digital, sem a necessidade de ligações telefônicas — o que tudo mais ágil e reduz custos para ambos os lados.
4. ESTUDE E NEGOCIE CONDIÇÕES
Estudar minuciosamente as condições propostas pelos potenciais fornecedores (preços, prazos de entrega e de pagamento etc.) é fundamental. Ao fazer isso de forma efetiva, evitam-se incompatibilidades de expectativas e aborrecimentos futuros, e você garante que escolherá o fornecedor que mais se adequa às necessidades da sua empresa.
Além disso, a negociação dessas condições deve sempre ser guiada pelo princípio da parceria, ou seja, os dois lados precisam ficar satisfeitos com o acordo final. Assim, as relações serão duradouras e renderão bons frutos em médio e longo prazo.
5. ESTABELEÇA FLUXOS E CANAIS DE COMUNICAÇÃO
O intercâmbio de informações entre a empresa e seus fornecedores é fundamental para que o relacionamento esteja sempre arejado e produtivo. Assim, é interessante ter um plano de comunicação estabelecido.
Em outras palavras, as empresas que prestam serviços e fornecem bens para a empresa devem saber exatamente de que forma podem se comunicar e com quem podem falar na área logística. Recíproca verdadeira: os colaboradores do negócio precisam conhecer as formas com que podem estabelecer diálogos com os fornecedores.
6. ESTABELEÇA INDICADORES PARA MEDIR O DESEMPENHO DOS FORNECEDORES
Saber avaliar o desempenho também é uma forma estratégica de melhorar o relacionamento com fornecedores. Afinal, sem saber o que cobrar, fica difícil gerenciar. Escolha KPIs para a equipe interna e para os fornecedores de acordo com os objetivos da empresa.
Mas é interessante que não só a equipe interna tenha esses indicadores bem claros; os parceiros também têm que saber em que critérios são avaliados. Assim, eles trabalharão sempre para a melhoria contínua.
7. TRABALHE COM UMA CARTEIRA DIVERSIFICADA DE FORNECEDORES
Depender de poucos fornecedores pode não ser interessante, tanto do ponto de vista econômico quanto da qualidade do que é adquirido. Obviamente, é interessante firmar alguns contratos de fidelidade, mas ter sempre planos B e opções na hora de negociar é sempre bom, especialmente quando falamos de logística.
Percalços diversos podem acontecer com os fornecedores, logo, ao ter outras opções, as operações da empresa não são prejudicadas. Da mesma forma, a concorrência saudável entre as empresas fornecedoras pode ser interessante para o negócio.
8. PENSE NO LONGO PRAZO
Pode parecer óbvio, mas nem todo gestor contrata fornecedores pensando no longo prazo. É claro que nem sempre dá para firmar contratos e parcerias duradouras, mas essas devem ser as exceções. Como regra, pensar em um fornecedor para o longo prazo é sempre melhor.
Em primeiro lugar, porque isso os incentiva a melhorarem constantemente e a criar métodos para atender bem às suas demandas. Além disso, ter um parceiro que já conhece a sua rotina de produção pode ajudar a reduzir os erros.
Portanto, crie metas de desenvolvimento a longo prazo e avalie se o seu fornecedor está trabalhando com essa mesma mentalidade.
9. SEJA TRANSPARENTE E COMUNIQUE SUAS EXPECTATIVAS
Que gestor de logística nunca teve problemas com algum dos seus fornecedores? Provavelmente, você não conhece nenhum. O que muita gente não percebe, no entanto, é que o problema pode estar na falta de transparência do próprio contratante.
Sempre que contratar e dialogar com seus fornecedores, certifique-se de estar falando em uma linguagem clara e que eles saibam exatamente quais são as suas expectativas em relação ao serviço prestado.
Como costumam dizer, o que é combinado não sai caro e não custa nada fazer um esforço para que a sua mensagem chegue de maneira clara ao receptor.
10. VALORIZE OS BONS FORNECEDORES
Todo mundo gosta de ser reconhecido pelo bom trabalho desenvolvido e não seria diferente com seus fornecedores. Não é porque você é o cliente que não precisa agradá-los também.
Sempre que encontrar um bom parceiro, valorize as atitudes dele, seja com palavras, indicações, premiações ou novos contratos. Quando o fornecedor percebe que os esforços dele deram um bom resultado, ele ganha ainda mais ânimo para continuar trabalhando bem.
ERROS QUE VOCÊ DEVE EVITAR
Agora que você já conheceu boas práticas para melhorar o relacionamento com os fornecedores, gostaríamos de chamar a atenção para mais alguns pontos. Alguns erros podem acabar prejudicando essa relação. Veja quais são e como evitá-los!
1. NÃO POSSUIR FERRAMENTAS DE CONTROLE DE QUALIDADE
Nós já falamos sobre a importância de estabelecer indicadores para avaliar a sua própria equipe e os fornecedores. Para ajudar nisso, você precisa contar com ferramentas de controle de qualidade. Sejam softwares avançados, planilhas de Excel ou até mesmo controles simples.
O importante é que todos os serviços prestados sejam avaliados. Números e dados são a melhor forma de entender a performance de um fornecedor e descobrir os pontos que podem e precisam ser melhorados.
Além de ajudarem na avaliação dos fornecedores, essas ferramentas auxiliam na manutenção de um padrão de qualidade. Portanto, para garantir que você e seus fornecedores sejam avaliados de forma justa e que os processos evoluam constantemente, adote ferramentas de controle de qualidade.
2. NÃO TRATAR O FORNECEDOR COMO PARTE DA EQUIPE
Uma parceria jamais será formada se os fornecedores não forem tratados como parte da equipe. Isso vale especialmente para aqueles que trabalham dentro das suas instalações, mas não se restringe a eles.
Em vez de criar uma guerra cliente versus fornecedor, é mais inteligente unir forças e formar um só time, com o objetivo de entregar resultados excelentes. Pensando nisso, vejo o seu fornecedor de logística como parte da equipe e faça de tudo para integrá-lo, fazendo-o absorver a cultura da empresa.
3. NÃO AVALIAR A REPUTAÇÃO DO FORNECEDOR ANTES DE CONTRATAR
Estamos falando de relacionamento com o fornecedor, mas muitos problemas poderiam ser evitados de uma forma simples: consultando a reputação antes de contratar. Às vezes, na pressa de fechar um bom negócio, atraído por bons preços ou indicações de colegas, a pesquisa aprofundada sobre o fornecedor é deixada de lado.
Antes de escolher seu fornecedor, avalie a reputação, os números, o que dizem os demais clientes, a história da companhia etc. O ideal é contratar fornecedores que tenham atitudes e objetivos parecidos com os da sua companhia, o que vai facilitar a sinergia entre vocês.
4. NÃO FALAR SOBRE EVENTUAIS FALHAS DOS FORNECEDORES
Eventualmente, os problemas surgirão. Podem ser em maior ou menor escala, mas eles sempre existem. Por isso, você também deve estar preparado para falar sobre eles e cobrar soluções, sempre de maneira profissional e dando espaço para que o fornecedor mostre o seu potencial.
É claro que isso não pode acontecer numa frequência que atrapalhe o rendimento geral da sua empresa. Porém, se o seu fornecedor tem demonstrado capacidade de atender aos padrões de qualidade da sua empresa, não hesite em apontar os pontos de melhoria.
Sempre que for fazer isso, demonstre também boa vontade em propor soluções e chegar a um acordo. Lembre-se sempre da parceria que vocês estão formando e mantendo.
5. NÃO COMPARTILHAR SEUS PLANOS DE PRODUÇÃO
Para finalizar, é fundamental que os seus fornecedores conheçam o planejamento da sua empresa e os planos de venda, de produção e de expansão, quando houver. Se a intenção é criar relacionamentos duradouros e parcerias transparentes, seus planos devem ser compartilhados.
Assim, seus fornecedores terão tempo hábil para se prepararem para atender às suas demandas e você ficará tranquilo porque terá seus insumos, matérias-primas ou produtos entregues a tempo. A relação entre vocês se fortalecerá e você poderá, ainda, negociar melhores preços e condições, já que seus parceiros terão mais segurança quanto ao futuro.
Como você viu, a relação entre fornecedores e a sua empresa é crucial para o sucesso de ambos. Num cenário ideal, ela deve ser uma relação de ganha-ganha, isto é, deve ser bom para os dois lados.
Para melhorar o relacionamento com os fornecedores, não há segredo: seja transparente, implemente controles de qualidade e metas de desempenho e invista em relações duradouras. Transforme os seus fornecedores em parceiros e sua empresa terá muito a ganhar em desempenho!
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Tags:canais de comunicação, fornecedores, parceria, processos, relacionamento
