Você já elaborou o seu orçamento anual de logística? Com a chegada de um novo ano, ao começarem a planejar seu orçamento, inúmeros gerentes logísticos acabam se deparando com algumas dúvidas comuns sobre o assunto, o que dificulta e atrasa a elaboração desse documento tão importante para o desenvolvimento do setor.
Para ajudá-lo a superar esse desafio e elaborar um orçamento anual completo, preparamos este post. Nos tópicos seguintes você entenderá melhor o que é um orçamento de logística, qual é sua importância, e terá acesso a dicas infalíveis para montar o seu com sucesso.
Portanto, se você está nessa fase de planejamento, não deixe de conferir tudo o que preparamos para você! Faça uma boa leitura!
1. O que é um orçamento de logística?
Planejar é o primeiro passo para conquistar bons resultados, e na logística não é diferente. Alcançar as metas definidas depende de um planejamento detalhado e possível de ser seguido, o que demanda um bom orçamento.
A logística é um dos setores que mais consomem capital dentro de uma empresa. Em números, mais de 12% do PIB brasileiro é empregado em processos logísticos. Isso quer dizer que o custo para manter o setor de logística em perfeito funcionamento é alto e, portanto, deve ser devidamente monitorado.
Além disso, a crise econômica enfrentada em nosso país é mais um fator que contribui para que o orçamento nessa área seja pensado com cautela e muita atenção. Mas, afinal, o que é um orçamento de logística?
Acompanhe os tópicos a seguir para entender melhor:
1.1. O planejamento orçamentário
Sempre que falamos sobre planejamento orçamentário, nos referimos a um dos pilares da gestão orçamentária de uma empresa. Em resumo, estamos lidando com o planejamento e monitoramento detalhado de seus resultados financeiros.
Então, o gestor e os demais responsáveis pela tarefa produzirão um documento que tem como fundamento a antecipação do futuro. Ele reunirá dados sobre custos, despesas e investimentos previstos para os próximos meses, dando uma noção real de tudo o que a empresa gastará nesse período. Além disso, deverá conter a expectativa de vendas e possíveis cortes de despesas e até mesmo a contratação de novos colaboradores.
Obviamente, para que esse orçamento seja o mais próximo da realidade, é preciso que ele tenha como base dados concretos. Por isso, é recomendado que se use o histórico de outros anos e que esse documento seja elaborado por um profissional preparado que conheça a realidade da empresa.
Lembrando que ele é formado por quatro etapas:
- planejamento do orçamento;
- simulação de cenários;
- acompanhamento orçamentário;
- revisão orçamentária.
1.2. A melhor época para sua elaboração
Apesar de embasar a atuação da empresa no exercício financeiro seguinte, não é recomendado que esse documento seja elaborado em janeiro ou nos primeiros meses do ano.
O ideal é que todo esse processo seja desenvolvido no último trimestre do ano anterior, por volta de outubro e novembro. Assim, o gestor já terá uma ideia dos resultados do exercício presente e poderá planejar as ações que serão desenvolvidas já no primeiro dia do ano seguinte.
Porém, é importante ressaltar que um orçamento eficiente deve levar em consideração não apenas a projeção anual. Mais do que isso, ele deve estar de acordo com o Plano de Negócios do empreendimento que, via de regra, engloba de 3 a 5 anos.
1.3. O orçamento de logística
Tão importante quanto o orçamento e planejamento de despesas para a empresa é o orçamento de logística. Conforme mencionamos, a área acaba consumindo grande parte das receitas da empresa e, por isso, é necessário acompanhar de perto a evolução de suas entradas e saídas.
Um bom orçamento de logística engloba inúmeras situações e deve prever os custos de frota, gastos com contratação e treinamento de colaboradores, aquisição de maquinário e diversas outras despesas imprescindíveis para o seu correto funcionamento.
Além disso, por trabalhar e coordenar os processos de transporte, é fundamental que o orçamento seja elaborado com atenção e dedicação. O transporte de cargas é uma etapa imprescindível para o sucesso de um negócio e precisa ter seus gastos e resultados acompanhados de perto.
Em outras palavras, é o orçamento de logística que informará ao gestor o capital disponível e definirá as metas de redução de custos para o próximo ano.
2. Para que serve o orçamento anual de logística?
Se a prática de elaborar um orçamento empresarial é importante, então para que serve o orçamento anual de logística?
Em um setor repleto de atividades e processos, ter um plano de ação traduzido em números é fundamental. Com essa projeção de despesas e rendimentos é possível tomar decisões de maneira mais fundamentada e, assim, evitar prejuízos ao longo do ano.
Diante da alta competitividade no mercado, que leva as empresas a planejar e estudar os melhores investimentos em logística, não se pode ignorar o poder de um orçamento bem elaborado. Mas, afinal, para que serve esse instrumento? Acompanhe a seguir:
2.1. Proporcionar redução de custos e despesas
Um dos grandes objetivos do orçamento anual de logística é encontrar maneiras inteligentes de se reduzir custos e despesas.
Por ser um setor dinâmico e caro, o corte de gastos precisa ser realizado com cautela e estratégia, e o orçamento é uma maneira eficiente de se visualizar pontos que podem sofrer mudanças orçamentárias.
Em um cenário de crise, como o que estamos passando, esse é um benefício expressivo, uma vez que a alta inflação, a burocracia e o aumento no preço dos combustíveis e impostos são fatores que dificultam ainda mais a operação do setor.
2.2. Possibilitar investimentos em logística
Como gerente de logística você certamente já deve ter percebido que operar sem o auxílio de tecnologia é um erro que prejudica bastante seus resultados. Afinal, automatizar processos é uma maneira de trazer mais agilidade e produtividade ao setor.
Mas, para que se possa encontrar pontos que merecem passar por uma automatização, é necessário realizar um mapeamento de processos e possuir um bom orçamento de logística.
Com essas etapas cumpridas, o gestor não apenas consegue identificar possibilidades de crescimento, como tem condições de planejar investimentos inteligentes. Ou seja, organizando despesas e rendimentos, é possível encontrar capital para investir em tecnologias, maquinário e até na contratação de pessoal.
Ademais, por meio de um estudo eficiente do orçamento, o gestor poderá investir com maior segurança no transporte de mercadorias, etapa que garante um maior nível de satisfação de seus clientes.
2.3. Alcançar um melhor controle sobre as contas
Todo negócio que deseja alcançar o controle de suas contas, deve investir parte do seu tempo elaborando um orçamento anual. Isso acontece porque, quando se tem um planejamento de gastos para todo o ano, é mais fácil acompanhar se ele está sendo cumprido e identificar falhas.
Imagine que você determinou que uma certa quantia seria destinada ao transporte de cargas. Durante o ano, percebe que sua frota tem consumido mais capital do que o esperado, em razão do aumento de manutenções e também de problemas com mão de obra qualificada.
Nesse caso, identificando o problema, será possível trabalhar e traçar intervenções, como a terceirização desse serviço. Contratar uma transportadora experiente pode ser uma boa opção para manter suas despesas controladas sem afetar a qualidade do serviço.
2.4. Reduzir os níveis do estoque
Outro fator que pode ser beneficiado com a elaboração de um bom orçamento anual de logística é a gestão de estoque. Em resumo, quando se analisa com atenção o orçamento e o histórico de vendas da empresa, consegue-se identificar e estabelecer um nível de estoque ideal e, assim, reduzir os custos de armazenamento e prejuízos com perdas de mercadorias.
2.5. Reavaliar as redes de abastecimento e atendimento
É preciso deixar claro que as redes de supply chain devem passar por análises constantes, uma vez que esse procedimento permite que seu negócio e colaboradores estejam cientes e mantenham o controle sobre os custos logísticos, taxas, despesas trabalhistas e, até mesmo, o cenário econômico para exportação e importação.
Por meio de uma análise de orçamento precisa, é possível comparar alternativas geográficas, comparar custos e encontrar as melhores soluções. Com isso, você conseguirá alcançar uma logística de alta performance.
3. O que deve fazer parte desse orçamento anual?
Depois de entender o que é um orçamento anual em logística, bem como sua importância, é relevante que você conheça e compreenda o que deve estar presente no referido documento.
Lembrando que, apesar de seus benefícios, muitos empreendedores e gestores não fazem uso dessa ferramenta ou a utilizam de maneira limitada, ignorando todas as suas contribuições para o desenvolvimento de uma empresa.
É interessante ressaltar que o orçamento não se confunde com o fluxo de caixa, pois trata-se de uma previsão de receitas e despesas durante um exercício financeiro, isto é, um ano.
Por isso, para que você não cometa o mesmo erro e aprenda a montar o seu orçamento de logística com sucesso, reunimos os pontos que não podem faltar. Veja a seguir:
3.1. Operacional
Os primeiros itens que devem estar presentes em seu orçamento anual de logística estão relacionado com sua operação. Assim, tudo aquilo que puder ser associado ao funcionamento do setor de logística deve ser levado em consideração, como:
- estimativa de vendas por produto — essencial para acompanhar o crescimento ou queda nas vendas de maneira individual;
- custos de produção;
- mão de obra;
- matéria prima;
- insumos.
3.2. Não operacional
Após incluir todos esses elementos operacionais, basta acrescentar aqueles que não possuem ligação direta com a operação do negócio. Nesse ponto, podem e devem ser levados em consideração os seguintes itens:
- aluguel dos galpões e centro de distribuição;
- custos de financiamento;
- rendimento de aplicações financeiras.
Conforme se observa, inúmeros aspectos precisam ser incluídos em seu orçamento anual de logística. Diante disso, é necessário contar com o auxílio de outros gestores e funcionários que lidam diariamente com todos eles.
Via de regra, quando você envolve mais profissionais na elaboração desse documento, além de deixá-lo mais completo e de acordo com a realidade do negócio, consegue conquistar um bom nível de engajamento e comprometimento para cumpri-lo ao longo do ano, assegurando, desse modo, bons resultados.
4. Como criar um orçamento logístico para o ano?
Depois de todas as informações e dados apresentados, finalmente apresentaremos a maneira correta de se elaborar um orçamento logístico para o ano que se inicia. Lembrando que, conforme dito, o ideal é que esse documento seja produzido ainda no último trimestre do ano anterior.
Mas, caso ainda não o tenha elaborado, fique atento e aprenda o passo a passo que preparamos para você!
4.1. Delimite os níveis de planejamento
O primeiro passo é definir e delimitar os níveis de planejamento, que são três: estratégico, tático e operacional. Confira:
- estratégico — nesse nível de planejamento temos uma análise da empresa a longo prazo. Por isso, ele deve contar com as receitas, despesas, metas e objetivos que se pretende alcançar em um período mais longo. Além disso, engloba as projeções para o segmento e o DRE (Demonstração de Resultado do Exercício);
- tático — no nível tático, a logística é analisada de maneira isolada, evitando custos e investimentos desnecessários. Para isso, são determinadas metas a médio prazo para a área;
- operacional — diferentemente dos demais, esse nível de planejamento é mais imediatista, ou seja, determina o que deve ser feito no presente a fim de que os custos sejam controlados e o orçamento seguido. Ele é imprescindível para a identificação de oportunidades e, por estar focado na rotina do setor, consegue determinar momentos em que o estoque pode ser reduzido e até prever demandas mais imediatas.
4.2. Determine o orçamento
A próxima etapa é, também, de extrema importância para o setor de logística. Determinar o orçamento para a logística é algo complexo e que exige muito estudo e planejamento por parte dos gestores e empreendedores.
Ao direcionar uma soma de capital exclusiva para a área, é importante que ela seja capaz de manter a logística operante. Obviamente, deve-se lembrar que esse setor é fundamental para o desenvolvimento empresarial e, por isso, é importante considerar o retorno que ela traz ao negócio.
4.3. Separe as receitas e despesas
Após determinar o orçamento, o passo seguinte é realizar a separação das receitas e despesas existentes no setor. Fazendo isso, você conhecerá a quantia disponível para investimentos e o valor que se pretende faturar ao longo do ano.
Além disso, será possível encontrar o montante gasto com os processos logísticos, bem como a quantia que deveria ter sido gasta. Dessa maneira, é possível evitar imprevistos e prejuízos.
4.4. Automatize os processos
Agora que você já tem esses dados em mãos, é fundamental investir em automatização de processos, pois isso simplifica e agiliza o acompanhamento do orçamento durante todo o ano.
Por meio de um software de gestão, por exemplo, você pode acompanhar o trabalho de seus fornecedores logísticos e assegurar que essas parcerias estão trazendo bons resultados ao negócio.
4.5. Fique atento aos detalhes
Todo o trabalho de elaboração e execução de um orçamento anual de logística é pautado na ideia de evitar imprevistos e assegurar que o setor se desenvolva de maneira eficiente. Portanto, é preciso estar atento a detalhes que possam comprometer essa meta.
Nesse sentido, cuidados como acompanhar o fluxo de caixa e manter um bom capital de giro são imprescindíveis para o sucesso de sua empresa. Além disso, ter uma reserva financeira para arcar com situações inesperadas e até com contingências, como impostos, pode ser uma excelente estratégia.
4.6. Desenvolva uma cultura organizacional
Ter uma cultura organizacional positiva e focada em executar sempre o melhor trabalho com o menor custo possível é o próximo passo para alcançar uma logística moderna e cumprir com o orçamento delimitado para o ano.
Por isso, estimule essas atitudes em sua equipe e faça com que todos estejam empenhados em contribuir com o sucesso do setor. Para isso, além de investir em estratégias de gestão de pessoas, você deve monitorar os gastos, evitando que ocorra desequilíbrios entre o capital disponível e aquele que está sendo gasto.
4.7. Acompanhe a execução e os resultados
Se você elaborar um bom orçamento e não acompanhar sua execução, certamente não alcançará os resultados esperados. O monitoramento é parte essencial do processo de crescimento empresarial e, em relação ao orçamento, recebe ainda mais destaque.
Por isso, acompanhe as falhas, observe os casos de sucesso e fique atento às situações que podem indicar uma necessidade de adequação e correção do orçamento.
Você poderá realizar reuniões mensais e ouvir de sua equipe suas dificuldades e sugestões. Esses encontros ao longo do ano são importantes, pois evitam que um problema se prolongue e comprometa as finanças do setor e do negócio.
4.8. Atualize o orçamento
Por último, mas igualmente importante, é necessário atualizar o seu orçamento. Durante suas observações, feedbacks e anotações, poderá encontrar situações que prejudicam o crescimento do setor e, por esse motivo, devem ser repensadas.
O orçamento, apesar de guiar as atividades durante o ano, não pode ser estático e imutável. Na verdade, sempre que ele se mostrar como um limitador do crescimento, poderá ser revisado para contemplar oportunidades, investimentos e alterações na economia.
5. Quais são os erros comuns a serem evitados?
Para deixar este conteúdo ainda mais completo, reunimos os principais erros durante a elaboração e execução do orçamento anual de logística. A seguir você conhecerá as situações que comprometem seus resultados e, portanto, devem ser evitadas em sua empresa.
Continue atento à leitura e aprenda um pouco mais!
5.1. Não observar os prazos
Já citamos que o orçamento anual de logística precisa ser elaborado antes mesmo do início do novo ano. É preciso ter em mente que o sucesso de seu orçamento está intimamente ligado ao cumprimento desses prazos.
Assim sendo, se esforce para realizar esse planejamento em outubro e novembro e finalizá-lo até, no máximo, a terceira semana de janeiro. Com isso, você evitará falhas e fará uma projeção mais precisa para o exercício seguinte.
5.2. Não divulgar o orçamento para a equipe
Guardar o orçamento de logística em uma gaveta e não o compartilhar com sua equipe é um erro que pode ser fatal para suas finanças. A comunicação eficiente é um elemento fundamental para assegurar o sucesso de seu planejamento, e seus colaboradores precisam estar cientes de todas as metas e desafios para o próximo ano.
Desse modo, é aconselhável compartilhar os principais dados contidos nesse documento, assim como as principais ferramentas para cumprir com o descrito.
5.3. Não atualizar as taxas e despesas
Outro erro comum e igualmente prejudicial às finanças do setor de logística é o descuido em relação à atualização de taxas e despesas logísticas. Isso porque é imprescindível conhecer os reais valores cobrados por cada atividade executada.
Nesse sentido, ter um bom controle de transportadoras, conhecer os gastos reais com manutenções, treinamento de pessoal, locação de espaços e maquinário e taxas e impostos relacionados ao transporte é de suma importância para o seu sucesso.
5.4. Confundir metas ambiciosas com o orçamento
Você sabe diferenciar uma meta ambiciosa do orçamento anual de logística? Muitos gestores costumam cometer esse erro e colocam aquelas metas ambiciosas — e até inalcançáveis — como parte do orçamento do setor, prejudicando drasticamente suas atividades.
Por isso, fique atento e procure entender que ser otimista é importante, mas não se pode elaborar um orçamento com base em metas pessoais e dados que não se confirmam ou não podem ser sustentados ao longo do ano.
Portanto, seja realista e elabore um orçamento baseado em informações confiáveis e comprovadas em anos anteriores. Trace metas que sejam plausíveis e se esforce para cumpri-las ao longo do exercício financeiro.
Este post foi elaborado para auxiliar você, gerente logístico, que ainda tinha dúvidas sobre o orçamento anual de logística. Ao longo dele, você teve acesso a inúmeras dicas e informações que simplificarão a tarefa de elaborar tal documento.
É importante ressaltar que qualquer setor ou empresa só alcança bons resultados quando atua de maneira planejada e embasada em dados reais. O orçamento, conforme demonstrado, é fator fundamental para o desenvolvimento empresarial e exerce um papel muito importante dentro do setor de logística.
Portanto, caso ainda não tenha finalizado o seu orçamento para 2018, não deixe de aproveitar todo o conhecimento aqui adquirido e se esforce para elaborar um documento que englobe todos os aspectos relevantes para o seu setor.
