Porém, alguns gestores ainda enfrentam muitos desafios para realizar um trabalho que promova, entre outros benefícios, o aumento da produtividade e a redução de gastos.
Por isso, no post de hoje, apresentamos 8 dicas essenciais para ajudar você a driblar os obstáculos e executar processos eficientes, alcançando os melhores resultados para a sua empresa, além de 7 erros que você deve evitar. Confira!
8 dicas essenciais para ajudar você a executar processos eficientes
1. Aprenda a calcular a rotatividade de estoque
A primeira dica para conseguir eficiência no controle do estoque é aprender a calcular a rotatividade de produtos de maneira adequada.
O cálculo mais correto é feito dividindo a quantidade de itens vendidos em um intervalo determinado de tempo pela quantidade desses mesmos itens existente no estoque médio da empresa.
Por exemplo, se uma empresa que tem um estoque médio de 800 produtos vendeu 2.400 desses itens durante o período de um semestre, divide-se 2.400 por 800 e encontra-se 3 como resultado.
Assim, o giro no período analisado no exemplo acima é de 3 renovações de estoque durante o semestre analisado.
Esse cálculo é importante, entre outros motivos, porque fornece informações sobre o volume de vendas e sobre a produtividade, facilitando a gestão do estoque e a distribuição.
Quando a rotatividade de estoque é alta, o risco de perder produtos por vencimento é menor e fica mais fácil armazenar os produtos, que acabam ocupando menos espaço. A próxima dica do nosso post também facilita o armazenamento.
2. Otimize o uso do espaço de armazenamento
Considerando as informações sobre a rotatividade de produtos, os gestores podem otimizar o uso do espaço e armazenamento dos produtos.
Os itens que possuem um giro maior devem ser posicionados em locais de fácil acesso, o que agiliza a retirada e a distribuição. Por outro lado, os itens de menor saída devem ocupar os espaços mais ao fundo do estoque.
Para facilitar essa organização estratégica do estoque, é interessante usar mapas ou desenhos detalhados que apontem com clareza o caminho das mercadorias, o seu posicionamento no estoque e as quantidades disponíveis de cada item.
3. Registre os processos do estoque
A movimentação do estoque necessita ser feita de modo constante e bem-ordenado, com a geração de códigos para cada mercadoria e a separação de todas elas por classes. Nesse controle, é preciso apontar as quantidades de cada produto e calcular os valores que estão mantidos a partir do preço da unidade.
É importante também não permitir que os funcionários deixem as atividades de registrar para depois. Um controle exigente possibilita que ocorra menos erros com o estoque.
4. Estabeleça um limite mínimo e um máximo para cada produto
Considerando as informações do mapa de estoque, é possível fazer um acompanhamento mais preciso da rotatividade de produtos, definindo as quantidades mínimas e as máximas de cada item que devem estar sempre disponíveis no depósito.
Isso é extremamente importante para garantir que a empresa possa atender a demanda do mercado de maneira satisfatória tendo em vista, inclusive, as variações devido à sazonalidade.
Dessa forma, a empresa aumenta a sua vantagem competitiva e pode alcançar melhores resultados em termos de satisfação dos clientes, seja por ter sempre os produtos procurados no estoque, seja por conseguir fazer trocas e devoluções de maneira mais rápida.
Quando uma empresa trabalha com produtos terceirizados, é preciso considerar os prazos de entrega combinados com os fornecedores para manter os limites do estoque em dia.
Na verdade, o bom relacionamento com fornecedores é muito importante para a gestão em logística e distribuição de uma forma geral.
5. Cultive um bom relacionamento com os fornecedores
Quando a manutenção do estoque mínimo e do máximo depende da parceria com fornecedores, ter um bom relacionamento com esses parceiros é fundamental para o sucesso da empresa.
Cabe aos gestores a tarefa de cultivar a proximidade no diálogo com os fornecedores, identificando as parcerias mais estratégicas para o negócio.
Questões como a flexibilidade para negociar preços, a agilidade para garantir os prazos de entrega e a capacidade de preservar a integridade dos produtos devem ser valorizadas continuamente.
Nesse sentido, os gestores precisam estar atentos ao planejamento e à gestão de riscos, estabelecendo estratégias alternativas e margens de erro para lidar com possíveis atrasos por parte dos fornecedores.
O domínio do planejamento estratégico também ajuda os gestores a sintonizar o ritmo das compras com o ritmo do mercado.
6. Tenha um estoquista de confiança
Contar com profissionais qualificados é sempre importante para o seu negócio. No caso da rotatividade do estoque, esse cuidado é ainda mais preciso. Afinal, o estoque responde por grande cota da riqueza da empresa.
Um colaborador de pouca confiança pode guiar uma gestão de estoque antiética, sem organização e pouco planejada, e, assim, produtos podem ser perdidos ou estragar. Com isso, o empreendimento perde o capital que investiu e dilapida recursos.
Além do mais, pode ocorrer casos de posturas de má-fé, como roubo de produtos, o que afeta muito as finanças do seu negócio. Então, a fim de evitar esse tipo de contrariedade, busque por um colaborador qualificado e de confiança para gerir seu estoque.
7. Realize as compras de acordo com a sazonalidade
A sazonalidade é um fator crucial para a eficiência das operações de controle do estoque e demais processos de distribuição.
Afinal de contas, é a demanda do mercado que faz a rotatividade de produtos acelerar ou perder velocidade.
Assim, o planejamento de compras deve ser feito com base nas tendências observadas nos hábitos de consumo contrastadas com as informações da gestão de estoque.
Dessa forma, as compras podem ser antecipadas ou adiadas, de modo a facilitar a tomada de decisão dos gestores, que podem determinar os gastos por período, de acordo com o conhecimento prévio sobre a demanda de cada produto.
Até o poder de negociação com os fornecedores aumenta, pois é possível conseguir preços melhores por produto sabendo com mais clareza quando e qual quantidade será comprada.
Graças aos processos de logística integrada, o departamento financeiro pode aproveitar todas essas informações para adequar os gastos e programar os lucros, favorecendo o desempenho do negócio no mercado.
8. Invista em tecnologia de ponta
Na atualidade, a indústria da tecnologia em gestão disponibiliza uma série de programas e aplicativos especialmente desenvolvidos para facilitar a rotina organizacional, integrando a logística aos demais setores da empresa.
Com dispositivos cada vez mais versáteis, é possível fazer o controle de estoque de maneira contínua e exata, mantendo todos os dados atualizados mesmo quando os gestores não estão presentes na empresa.
As ferramentas digitais possibilitam o registro detalhado de todas as variações no estoque, acompanhando de perto as operações de compra, troca e devolução de produtos e facilitando a atualização do inventário.
Com o auxílio da tecnologia, também é mais fácil estabelecer padrões sistematizados para o acompanhamento das operações, criando documentos e nomenclaturas únicos e previamente definidos
7 erros comuns em processos de rotatividade de produtos que sua empresa não pode cometer
Para realizar um gerenciamento de estoque efetivo, é preciso observar certos cuidados, a fim de evitar estagnação de mercadorias, drenagem de lucros, perda de clientes e falta de itens.
Desse modo, você precisa ficar atento ao seu estoque para atender melhor seu público e não gerar consequências negativas para o setor logístico do seu negócio.
Confira agora quais são os erros na gestão de estoque que você não pode cometer:
1. Adquirir mercadorias com baixa saída
Obter várias mercadorias com baixa saída é um dos erros principais em relação à rotatividade de estoque, principalmente em tempos de crise econômica. Vários empreendedores gostam de ter esses itens no acervo, visto que julgam que a falta deles pode provocar a perda de clientes. Contudo, o fato é que cada empresa necessita ter seu foco em mercadorias lucrativas e com alto escoamento.
O excedente de produtos com baixa rotatividade no estoque diminui o capital de giro da empresa, pois você acaba gastando sem ter retorno. Além do mais, preenche um espaço inestimável, atrapalhando o negócio e dando mais trabalho para os colaboradores. Ressalta-se que, no caso de perecíveis, o prejuízo é ainda maior, já que possuem prazos de validade reduzidos.
2. Deixar de fazer inventário de estoque atualizado
Estoque parado, dinheiro parado. Não catalogar o estoque atualizado é um grande erro de vários gestores. Isso acaba fazendo com que eles não saibam o quanto de capital de giro está comprometido para a manutenção do negócio e o quanto que existe disponível para honrar os compromissos feitos.
Caso o empreendedor não souber que tipo de mercadoria possui em estoque e qual o volume disponível, isso pode acabar o obrigando a solicitar mais produtos, além daqueles que já estão em quantias satisfatórias ou deixando de investir em itens que apresentam maior demanda. Esse é um erro bastante comum de ocorrer no momento em que fornecedores ofertam brindes ou descontos.
3. Deixar de integrar o estoque com outros setores
Outro erro comum da rotatividade de produtos é não buscar a integração apropriada com os outros setores. É obrigatório realizar essa coordenação, principalmente com as áreas de vendas, marketing e com o financeiro. De outro modo, pode surgir erros de informação, retrabalho e até altos prejuízos para seu negócio.
O setor de marketing, por exemplo, deve conduzir suas ações e campanhas com foco nos produtos que necessitam ter maior saída. A área de vendas, por sua vez, precisa saber ao certo o que pode ou não ofertar à sua clientela. Em relação ao financeiro, é preciso considerar os itens estocados quando realizar balanços e análises da saúde econômica da empresa.
4. Desconsiderar o tempo médio de estocagem
Outro erro bastante comum que muitos gestores cometem na rotatividade de estoque é o de focar apenas no percentual de lucro que uma mercadoria oferece, mas sem levar em consideração o tempo médio de estocagem.
É necessário considerar que produtos que ficam um longo tempo no acervo ocasionam gastos extras com pessoal e, de acordo com o tipo de mercadoria, até custos com manutenção. Eles também dificultam a organização do setor e o controle por parte dos colaboradores.
Desse modo, o tempo médio de estocagem é mais uma razão que deve ser considerada quando for realizar o planejamento do estoque.
5. Fazer anotações em papel
Uma tentação bem comum em qualquer negócio é a de fazer anotações relevantes em folhas de papel. Sabe-se que essa é a maneira bastante simples e rápida de registrar informações, mas o fato é que esse tipo de registro não é confiável — ele pode ser extraviado, misturado, danificado ou até mesmo pode se tornar ilegível.
Assim, há duas formas para solucionar isso. A primeira e mais antiga é fazer um arquivo muito bem-organizado para armazenar suas planilhas. Contudo, isso simplesmente diminui as possibilidades de ocorrer problemas.
No tocante à segunda — que é mais atual e confiável —, a melhor solução é buscar o auxílio de um software de controle próprio para o gerenciamento de estoque. Esses programas permitem que você possua exatidão para administrar os seus produtos e até para fazer uma programação mais inteligente para o setor.
6. Deixar de embalar mercadorias corretamente
Se você já embala os itens no seu acervo, é fundamental que faça isso de forma correta. Quando você utiliza embalagens de baixa qualidade ou sem uniformização, as probabilidades de erros na gestão de estoque são muito maiores. Contudo, ao investir nesse quesito, você acaba facilitando o trabalho dos funcionários e das equipes.
Em linhas gerais, todos os empresários que vendem mercadorias se beneficiarão ao optar por embalar seus produtos de forma profissional e de acordo com os padrões adequados.
7. Deixar de manter as informações de estoque atualizadas
Seja qual for a atividade praticada, toda a movimentação de saída e entrada de mercadorias da empresa precisa ser registrada instantaneamente. Deixar para registrar posteriormente pode ocasionar o esquecimento e provocar falhas no estoque — como perdas ou excessos de itens.
Para que não aconteça esse tipo de adversidade, é essencial usar um sistema de gerenciamento de estoque, que conserva em tempo real todos os dados de entrada e saída de itens, além de integrar os vários setores da empresa.
Dessa forma, a eficiência dos processos relacionados à gestão de estoque e à distribuição aumenta, bem como a satisfação dos clientes e a lucratividade da empresa.
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