Em períodos de crise, como o que vivemos atualmente, a gestão dos recursos financeiros da empresa deve ser realizada de forma muito mais acurada. A necessidade de conter as despesas acaba se tornando uma realidade comum a praticamente todos os negócios.
Afinal, os riscos das operações se tornam maiores e o mercado fica ainda mais fragilizado. Por isso, é fundamental que os gestores saibam como reduzir os custos logísticos de uma empresa nesse período tão conturbado.
Pensando em ajudar nessa difícil tarefa, no post de hoje separamos 14 dicas valiosas que otimizarão os custos logísticos na sua empresa. Continue lendo!
1. Pense de forma estratégica
Pensar e desenvolver rotinas mais eficientes e estratégicas acabam se tornando uma necessidade constante nas atividades de qualquer gestor que deseja reduzir os custos logísticos da sua empresa.
Porém, para atingir esse ponto é essencial parar para racionalizar todos os processos que a envolvam. Por exemplo, não raras vezes, remessas que deveriam ir juntas são enviadas de forma separada para uma mesma região, em razão de atrasos ou outros problemas. Esse tipo de situação acaba gerando gastos desnecessários que poderiam ser facilmente evitados.
Também é comum que os veículos de carga iniciem o transporte com capacidade abaixo do limite. Isso causa aumento no número de viagens e, consequentemente, nos custos, já que mais viagens serão realizadas.
Fazer pequenos ajustes estratégicos nos trabalhos, como a elaboração de novas rotas, planejamento de pontos de coleta e descarga de mercadorias, podem reduzir satisfatoriamente os custos com transporte.
2. Invista em automação de processos
Muitos gestores acreditam que esta pode não ser uma das medidas mais corretas a se tomar, já que investir em automatização de processos implica alguns gastos. De fato, isso pode até ser verdade, contudo, é necessário visualizar a situação em médio e longo prazo.
Automatizar é uma das melhores maneiras de promover a eficiência dos processos logísticos. Levando em consideração que ser eficiente é produzir mais gastando menos, é fundamental repensar os benefícios da automatização.
A utilização de sistemas de gestão, por exemplo, pode tornar a logística muito mais ágil e econômica. A ocorrência de erros e a necessidade de mão de obra humana — fatores que oneram muito o setor — acabam caindo, derrubando também os custos.
3. Antecipe demandas
O bom funcionamento de uma empresa é diretamente proporcional à sua capacidade de adaptação e antecipação de demandas.
Tal conduta, por exemplo, evita que os negócios sofram com as oscilações repentinas do mercado e, consequentemente, ocasionem situações indesejadas, como a ociosidade dos funcionários, maquinário e sistemas, em razão da queda não prevista das atividades.
De outro lado, dificulta a insuficiência de recursos, sejam materiais ou humanos, para o desempenho das atividades e que pode ser causada por um aumento abrupto nas demandas sobre a empresa.
Estar preparado para situações de anormalidade é, indiretamente, uma maneira de reduzir custos, pois evita que a empresa desperdice recursos — em caso de diminuição das atividades —, ou seja, obrigada a tomar medidas de urgência para atender às demandas, o que pode ser mais caro.
4. Crie planos de redução de custos
Se a redução nos custos logísticos é uma necessidade da empresa, o gestor deve trabalhar para que isso ocorra. Contudo, deve-se ter em mente que isso não significa simplesmente eliminar processos ou etapas.
A criação de um plano de contenção de gastos pode ser uma alternativa viável para deixar todas as informações relativas à logística muito mais claras e objetivas. Dessa forma, o gestor pode analisar e identificar onde exatamente podem ser efetuados cortes nos gastos.
Por exemplo, é possível readaptar as embalagens, para que comportem mais produtos, diminuindo a quantidade gasta, e rever o modelo de transporte, adaptando melhor o tipo de transporte ao tipo de veículo utilizado.
No entanto, esse tipo de medida deve ser pensado e realizado sem que a qualidade na prestação dos serviços seja afetada. Afinal, não adianta cortar gastos se isso também vai ocasionar prejuízos para a empresa!
5. Monitore processos
O primeiro passo a dar na hora de planejar a redução dos custos logísticos é mapear todos os processos que a envolvem.
Deve-se estar ciente de que falhas e inconsistências nos processos sempre podem acontecer. Por isso, analisar cada etapa se torna indispensável para obter uma noção mais ampliada da real situação do setor e, assim, conseguir identificar problemas que, se solucionados, implicarão a redução dos custos logísticos sem necessariamente ter que recorrer a cortes.
A partir desse controle, fica mais fácil acompanhar o desempenho dos processos logísticos e, consequentemente, adotar medidas e elaborar planos de redução dos seus gastos.
6. Estabeleça metas e limites
A chave para uma gestão eficiente de custos é saber exatamente quais as necessidades e, principalmente, as limitações que a empresa possui para cada atividade.
Se você estipula um limite de gastos para determinado processo, é mais fácil motivar toda a equipe para que consiga trabalhar bem com essa limitação.
O mesmo acontece com as metas. Se todos sabem onde a empresa quer chegar e quais os recursos disponíveis para auxiliá-la a chegar lá, a gestão do trabalho e dos custos fica mais controlada, permitindo, desde o início, uma previsibilidade maior.
7. Fique atento à manutenção
Uma frota em bom funcionamento é essencial para a eficiência das entregas e disponibilidade de carros para ir a qualquer destino, sempre que a empresa precisar. Dessa forma, caminhões quebrados comprometem o fluxo de saída dos pedidos. Além disso, é sabido que veículos mal conservados são mais poluentes e consomem muito mais combustível, o que gera mais custos.
A situação fica mais complicada se defeitos ou acidentes acontecem durante o frete, submetendo a carga a riscos de segurança, atrasos ou avarias.
Reparos emergenciais costumam sair bem mais caros do que manutenções corretivas e programadas. Em uma situação de urgência, a empresa não tem tempo hábil para negociar ou fazer uma pesquisa pelo melhor serviço. Assim, ela acaba gastando muito mais do que o planejado.
Portanto, investir em um calendário de manutenções é a forma mais inteligente de evitar gastos excessivos e manter a frota em dia.
8. Controle o consumo de combustível
Conforme mencionamos, um veículo que consome muito mais combustível pode estar funcionando com pouca eficiência. Ademais, existem alguns hábitos ruins de motoristas e descuidos que afetam a performance do caminhão e aumentam o consumo de combustível como:
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pesar o pé muito fundo no momento da arrancada;
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andar com pneus descalibrados ou murchos;
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não realizar a troca dos filtros de ar;
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usar combustíveis de má qualidade ou misturados;
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carregar peso excessivo;
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colocar o carro no ponto morto.
Dessa maneira, é essencial que o gestor de frotas acompanhe de perto esses gastos e monitore o uso do carro. Procurar por bons fornecedores de combustível e garantir a melhor negociação para a empresa também são boas práticas que ajudam a reduzir despesas.
9. Otimize as rotas
A otimização de rotas é um dos recursos que mais ajudam transportadoras hoje em dia a reduzir gastos e também a garantir entregas mais rápidas e poupar a vida útil dos caminhões.
Com o auxílio da tecnologia e softwares de criação de mapas inteligentes, gestores são capazes de traçar caminhos mais curtos e, ao mesmo tempo, eficientes. O objetivo é encontrar uma rota que tenha a menor distância percorrida, acessível e segura.
Além de otimizar rotas, sistemas tecnológicos ainda possibilitam o monitoramento do veículo e da carga em tempo real durante todo o percurso — com auxílio da geolocalização. Além disso, existe o recurso da telemetria, usado para acompanhar o trabalho do motorista, mesmo a distância.
Assim, o gestor de frotas garante que os condutores estão dirigindo com base nas melhores práticas que evitam gastos excessivos ou comprometem a segurança da carga.
10. Não descuide da legislação
Obedecer as leis de trânsito e garantir que tanto o veículo quanto as cargas circulem com os documentos e notas fiscais em dia evita problemas com o fisco, que podem ocasionar multas ou até mesmo a retenção do caminhão.
Assim, é importante investir em treinamento com os motoristas e ter uma comunicação clara com o departamento jurídico para garantir que a empresa não tenha nenhum problema com a legislação e tenha que arcar com despesas bem expressivas por conta disso.
11. Trabalhe com estoque mínimo
A gestão do estoque é um aspecto em logística que envolve uma série de custos com aquisições, espaço, manutenção, além do fato de que produtos parados comprometem o giro da empresa. Sendo assim, é crucial apostar em um controle eficiente desse setor para reduzir custos logísticos.
É preciso analisar com cuidado e avaliar a previsão de demandas da empresa. Afinal, o estoque em excesso pode ser tão prejudicial quanto a falta de materiais para a produção, que provoca a perda de vendas.
Assim, gestores precisam observar corretamente as quantidades de estoque mínimo, médio e máximo e calcular uma estratégia que seja eficiente e não comprometa o equilíbrio da produção e do negócio.
Muitas empresas atualmente adotam o sistema just in time, que trabalha com a ideia de estoques bem-enxutos e mínimos para reduzir custos operacionais. Nesse esquema, a empresa realiza compra de insumos apenas quando for realmente necessário, ou seja, quando o material estiver prestes a entrar no ciclo de produção. Consequentemente, os itens ficam estocados por pouquíssimo tempo, gerando menos despesas.
12. Reduza a ociosidade
Veículos ociosos, que continuam gerando despesas, denunciam problemas no planejamento e no dimensionamento da frota. Carros parados comprometem a lucratividade da empresa. O mesmo acontece com a ociosidade das equipes operacionais.
Para manter o fluxo contínuo da distribuição e uma logística mais produtiva, é importante não descuidar do planejamento e garantir que todos os elementos da cadeia de distribuição estejam operando em seu máximo potencial.
13. Acompanhe os indicadores certos
Os indicadores de desempenho ou KPIs (Key Performance Indicators) são cruciais para que empresas acompanhem o desenvolvimento do negócio. Existem diversos índices que podem ser monitorados para diversos fins, como o nível de satisfação do cliente e o número de reclamações.
Contudo, para promover a eficiência e a redução de custos logísticos, não é necessário medir todos os KPIs que existem, mas saber monitorar os indicadores certos que vão, de fato, contribuir para a criação de um plano de otimização de recursos. Alguns dados que valem a pena ser acompanhados de perto são:
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custo médio por viagem;
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consumo de combustível por km rodado;
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custo com manutenções preventivas e corretivas;
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índice de depreciação dos veículos;
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sinistros;
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índice de multas.
Os indicadores de performance são um importante termômetro que ajudam gestores a encontrar erros e problemas operacionais. Com base nos resultados que eles mostram, é possível realizar uma redução de custos inteligente, na qual gastos desnecessários são cortados e a eficiência é redobrada.
14. Capacite a equipe e os motoristas
Investir em treinamento e educação para os profissionais de logística é sempre a melhor forma de assegurar que uma equipe segue padrões e métodos bem-definidos e baseados nas melhores práticas do mercado. Isso vale tanto para as pessoas que trabalham com o armazenamento e manuseio de produtos como para os motoristas.
Com treinamento e a implementação de processos padronizados nas operações, as equipes se tornam mais produtivas, já que se tornam mais rápidas e focadas. Consequentemente, não desperdiçam tempo ou os recursos da empresa.
Capacitar os motoristas é vital para a segurança e eficiência do transporte de cargas. Conforme já falamos neste post, existe uma série de bons hábitos que devem ser cultivados a fim de promover uma economia de combustível e prolongar a vida útil do caminhão.
Da mesma forma, é preciso salientar a importância da direção defensiva e da responsabilidade no trânsito para preservar a vida e a saúde do condutor, a integridade das mercadorias e também evitar multas.
Por fim, vimos que existem muitas maneiras diferentes de como reduzir os custos logísticos na empresa. Porém, extrair uma boa performance do setor depende, em grande parte, das ações do gestor. Fique atento às nossas dicas e comprove como elas podem ser úteis no dia a dia do seu negócio!
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Tags:automação de processos, estratégia, monitoramento, redução de custos
