Entre os processos gerenciais fundamentais para a otimização das práticas e dos resultados na rotina empresarial, os métodos de controle de estoque ainda representam um grande desafio para muitas empresas.
Os desafios podem estar na inexistência de um planejamento estratégico que contemple o controle de estoque e os demais processos logísticos, bem como na dificuldade para entender e implementar os métodos de gestão de estoque existentes.
No entanto, essa é uma exigência fundamental para garantir o sucesso dos negócios, conferindo uma maior vantagem competitiva às empresas.
Graças a boas estratégias e ações de controle do estoque, é possível fazer um gerenciamento otimizado da jornada de cada produto, permitindo às empresas acompanhar melhor as necessidades do mercado.
Conheça, agora, a importância de controlar com eficiência essa etapa logística e os principais métodos de gestão de estoque que podem ser empregados na sua empresa. Acompanhe!
Por que a gestão de estoque é essencial para o sucesso em logística?
O estoque é um dos aspectos mais estratégicos em logística. Engana-se quem pensa que os processos nesse setor se restringem apenas às entradas e saídas de materiais.
No armazenamento concentram-se ativos importantes para a empresa, que comprometem diretamente seu capital de giro. Ou seja, uma soma relevante do dinheiro disponível de um negócio está reunida ali.
Dessa forma, os métodos de controle de estoque são necessários, pois eles afetam as outras áreas da empresa como o financeiro, o marketing e o comercial. Logo, a falta de organização dos processos de estocagem pode resultar em perdas e grandes prejuízos.
Se uma instituição não se planeja para repor seu estoque no tempo adequado, pode sofrer com a falta de um determinado material, o que faz com que os clientes comprem os itens desejados em uma empresa concorrente.
Por outro lado, a compra de artigos em excesso quase sempre resulta em encalhe e perda financeira para o empreendimento. Na maior parte dos casos, uma instituição pode demorar muito tempo até conseguir recuperar o capital que foi investido naquela requisição equivocada.
Monitorar o estoque com precisão é uma prática indispensável para o sucesso da cadeia de suprimentos. Conheça outros aspectos que sublinham a importância de uma gestão eficiente dos processos de armazenagem:
1. Atendimento contínuo de demandas
Alinhar o estoque com um bom planejamento de demandas é uma excelente ideia para otimizar recursos e materiais. Afinal, a demanda por bens e serviços não permanece a mesma durante todo o ano.
Diversos artigos são consumidos sazonalmente, e faz sentido se preparar para essas épocas e, assim, poder aproveitar ao máximo o momento para aumentar a receita e vender mais.
Por isso, toda empresa se beneficia com um sistema de inventário no qual são determinadas as demandas previstas e reais para cada período do ano.
2. Redução de custos
Em conexão com o tópico acima, se as demandas são bem administradas, uma empresa consegue se organizar para adquirir mercadorias com muita antecedência para um período de alta nas vendas e, consequentemente, negociar melhores descontos com fornecedores, o que favorece uma expressiva redução nos custos.
Sem dúvidas, quem deixar essas compras para o último minuto, dificilmente conseguirá garantir o melhor custo-benefício. Da mesma forma, trabalhar com o sistema de previsão de demanda auxilia gestores a evitar compras tanto insuficientes quanto em excesso.
Artigos parados inviabilizam o uso de parte da receita das instituições, e, no fim das contas, vale lembrar também que altos estoques exigem um investimento superior em despesas operacionais e com manutenção.
O ideal é evitar, a todo custo, desperdícios que geram gastos desnecessários e manter o estoque em um nível ótimo, que não comprometa o atendimento dos pedidos, mas que ao mesmo tempo proporcione um uso otimizado dos recursos.
3. Diminuição de perdas e erros
Desperdícios, falhas, perdas e outros problemas semelhantes acontecem por conta da falta de organização na gestão do estoque. Quando uma empresa preza por um ambiente bem limpo, ordenado e um sistema de controle de entradas e saídas bem estruturado, situações como furtos, quebras e produtos que passam da data de validade deixam de acontecer com tanta frequência.
Com o tempo e com a adoção de boas práticas, muitas instituições podem conseguir até eliminar esses transtornos.
Do mesmo jeito, o descontrole em relação à quantidade de materiais pode levar um empreendimento a vender o que na verdade não possui. Isso é fonte de grande descontentamento por parte dos clientes. Ocorrências como essas afetam não somente os lucros de uma organização como também sua reputação no mercado.
No fim, um estoque mal gerenciado tem como resultado erros que geram uma reação em cadeia que compromete as operações de toda a empresa: o financeiro, o trabalho da equipe de compras, o setor de distribuição, o atendimento ao cliente, entre outros aspectos.
Como evitar os 4 erros mais comuns do controle de estoque?
Como vimos, o controle do estoque é vital para que a cadeia logística opere em um fluxo contínuo e com mais eficácia. Contudo, o gerenciamento desse setor é permeado por desafios que geralmente atrapalham muitos gestores.
Para garantir o sucesso da cadeia de suprimentos do seu negócio, conheça 4 erros comuns dessa área e saiba como contorná-los:
1. Não realizar o inventário
O inventário é um instrumento bastante útil que auxilia gestores a encontrar problemas e divergências no estoque. Essa conferência deve acontecer periodicamente, já que ela favorece a identificação de falhas operacionais.
Quando uma empresa não realiza esse processo com frequência, ela pode facilmente perder o controle do que tem e do que precisa, abrindo caminho para uma série de enganos.
Com o inventário, o estoque permanece atualizado e a conferência dos itens se torna precisa — com suas características e quantidades exatas —, e isso contribui para que o fluxo de pedidos seja atendido de forma adequada.
2. Não contar com a tecnologia
Automatizar o controle do estoque reduz significativamente a incidência de equívocos e falhas. Atualmente, com tantas boas soluções digitais especializadas para esse setor, não há motivos para continuar realizando operações manualmente ou por meio de softwares defasados.
É um erro comum pensar que não existe necessidade de fazer um investimento em um recurso mais moderno para o estoque. Mas é bom entender que o uso de uma ferramenta atual não somente facilita o trabalho da equipe, como torna todos os processos rápidos, confiáveis e eficientes.
Assim, aplicar o dinheiro da empresa em tecnologia é uma iniciativa que apresenta excelentes retornos e garante uma vantagem competitiva para o negócio.
3. Não cuidar da armazenagem
Muitas empresas passam dificuldades com a forma como os produtos devem ser guardados. Todavia, diversas vezes, por falta de espaço ou conhecimento de técnicas de otimização de ambientes, vários itens se perdem, sofrem avarias ou até mesmo estragam.
Logo, é preciso estudar a fundo a rotatividade de cada material em estoque e suas previsões de venda. Isso é importante para estabelecer um layout inteligente que facilite as entradas e saídas e preserve a integridade das mercadorias.
4. Utilizar um sistema de cadastro genérico
Uma metodologia de cadastro de produtos muito abrangente dificulta sua busca e consulta e, assim, atrapalha todo o processo de preparação de pedidos — além de aumentar muito o risco de erros.
Por esse motivo, prefira adotar um sistema que inclua a descrição detalhada dos produtos, códigos e outros recursos que simplifiquem e padronizem as rotinas de estoque e distribuição.
Quais são os principais métodos de controle de estoque?
1. PEPS
Essa metodologia segue o princípio de que as mercadorias mais antigas do estoque são as que devem ser vendidas primeiramente. Daí o emprego da sigla PEPS, que significa “primeiro a entrar, primeiro a sair”.
Trata-se de um dos métodos de gestão de estoque mais utilizados pelas empresas na atualidade.
Entre as suas vantagens estão o controle da validade dos produtos, o combate a perdas e a aproximação do custo de cada produto ao seu custo real, uma vez que o cálculo é feito a partir das mercadorias mais velhas para as mais novas.
Além disso, o uso do PEPS promove a facilitação de outros processos logísticos essenciais para o crescimento empresarial.
Por esses motivos, é possível afirmar que o PEPS é o mais indicado, sobretudo por evitar perdas e por facilitar a gestão em logística como um todo.
2. UEPS
O UEPS inverte a lógica da metodologia anterior, estabelecendo que o produto mais recentemente incorporado ao estoque da empresa é o primeiro que deve ser disponibilizado para as vendas. Assim, o significado da sigla é “último a entrar, primeiro a sair”.
O emprego desse método de gestão de estoque não é recomendado para as empresas que trabalham com produtos perecíveis. Nesses casos, os gestores precisam estar ainda mais atentos à rotatividade de produtos.
Ao contrário do PEPS, no método UEPS o cálculo do custo dos itens vendidos é baseado no valor dos produtos mais novos do estoque.
3. Custo Médio
Também chamada de Média Ponderada Móvel, a metodologia do Custo Médio prevê a renovação dos valores do estoque a cada vez que houver a entrada de novos itens por meio do cálculo de uma média ponderada.
A média é o resultado da soma dos valores dos produtos antigos com os valores dos produtos novos dividida pela quantidade total de itens disponíveis no estoque.
Para sua aplicação oferecer todos os benefícios possíveis, é preciso considerar bem o modelo de negócio da empresa antes de utilizar essa metodologia.
Entretanto, o Custo Médio e o PEPS são os únicos métodos de gestão de estoque aceitos pelo Ministério da Fazenda na contabilização e comprovação de custos realizadas para fins do Imposto de Renda.
4. Just in Time
O Just in Time (expressão em inglês que pode ser traduzida como “no momento exato”) é um método de gestão desenvolvido especialmente para promover a redução de custos, no qual o nível do estoque é mantido no menor estado capaz de atender as demandas do mercado.
Essa metodologia exige um acompanhamento rigoroso por parte dos gestores, para evitar que a empresa perca boas oportunidades de vendas por não ter a quantidade suficiente de produtos disponível no estoque.
Nesse sentido, é preciso ter bons fornecedores como parceiros capazes de atender a empresa com a agilidade e a frequência necessárias para que esse método de gestão de estoque funcione bem.
5. Curva ABC
Esse método de gestão baseia-se em três aspectos fundamentais para estabelecer a importância da manutenção de cada produto no estoque. São eles: o giro, o faturamento e a lucratividade.
Assim, os produtos classificados como do tipo A são aqueles que possuem giro razoável, mas geram alta lucratividade e faturamento, sendo muito importante garantir níveis adequados desses itens no estoque.
Os produtos do tipo B são aqueles que devem corresponder à maior parte do estoque, pois possuem um giro alto, contribuindo bem para o aumento do faturamento, mas sem alcançar lucros tão altos quanto os produtos tipo A.
Por fim, os produtos do tipo C possuem pouca saída e representam uma fatia pequena do faturamento mensal, alcançando lucros restritos.
Eles devem ser mantidos em pequenas quantidades no estoque, apenas para garantir o atendimento de eventuais demandas.
A Curva ABC é uma metodologia muito eficiente em termos do ajustamento do processo de compras.
6. Preço Específico
O preço específico é o mais simples entre os métodos de gestão apresentados neste post.
Porém, para ser utilizado de maneira eficaz, é preciso que o gestor de estoque tenha condições de definir o preço exato de cada uma das unidades armazenadas.
Dessa forma, é o preço específico de cada produto que orienta o processo de baixa dos produtos a cada venda realizada, sendo que o valor total final do estoque é representado pela soma dos custos específicos dos itens estocados.
Como escolher o método ideal para o meu negócio?
Para finalizar este tópico, vamos explicar quais fatores sua empresa deve considerar ao escolher os métodos de gestão a serem utilizados na rotina organizacional.
O primeiro passo importante é a realização de uma análise estratégica do modelo de negócio e da realidade de mercado.
Uma vez compreendidas as necessidades e as características organizacionais frente às oportunidades e ameaças do mercado, é preciso otimizar as práticas de controle de estoque com o emprego da tecnologia.
Ao optar entre os diferentes softwares de gestão empresarial disponíveis no mercado, vale a pena investir em ferramentas que tenham um custo compatível com as vantagens oferecidas.
Por outro lado, também é importante procurar fornecedores que garantam o suporte adequado para atender as empresas nos casos de falha dos equipamentos ou de capacitação para o uso das ferramentas.
Agora que você está muito bem informado sobre os métodos de controle de estoque mais relevantes, que tal aprofundar seus conhecimentos sobre logística? Baixe o nosso dicionário logístico completo e conheça os termos mais usados no setor!
