Em tempos de crise e cenários econômicos instáveis — bem como a alta competitividade no mercado e a presença de clientes cada vez mais exigentes —, empresas precisam contar com um sistema logístico baseado em práticas mais enxutas e inteligentes.
A logística não só desempenha um papel estratégico dentro das organizações, mas também é um campo onde a falta de planejamento e a deficiência na tomada de decisões podem levar a custos operacionais excessivos. A otimização das operações na cadeia de suprimentos e a eficiência nos processos são essenciais para reduzir custos e aumentar a competitividade e a relevância da empresa no mercado.
Dessa forma, otimizar as operações na cadeia de suprimentos e tornar processos mais eficientes são táticas cruciais para que a empresa possa reduzir custos e ganhar mais destaque e relevância. Na realidade, esses fatores deveriam ser prioridades na gestão logística.
Para potencializar prazos e receitas, as corporações precisam entender a fundo seus custos logísticos essenciais e buscar formas de aprimorar essas despesas, estudando alternativas mais interessantes sem comprometer a qualidade do serviço.
Com o objetivo de auxiliar na compreensão e na redução desses custos, este post apresenta os principais custos logísticos enfrentados pelas empresas e fornece dicas práticas sobre como otimizar esses gastos, independentemente das circunstâncias externas.
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1. Saiba quais são os 7 principais custos logísticos
A logística abrange todos os processos que acontecem na cadeia de suprimentos em relação à movimentação de produtos ou materiais — desde o envio de insumos pelo fornecedor, passando pela produção até chegar ao cliente final.
Esse sistema de fluxo de materiais é complexo e envolve diversos processos de movimentação e estocagem, recursos, planejamentos, colaboradores e estratégias dentro de um negócio.
Os custos logísticos operacionais podem ser diferentes entre uma empresa e outra e dependem de uma série de fatores. Todavia, existem aspectos em comum em todas as instituições, como:
1.1. Estoque e armazenagem
Os custos com estoque dependem do volume de produtos com os quais uma empresa trabalha e do período que um material precisa permanecer alocado. Assim, quanto maior o tempo e a quantidade de produtos, mais elevada será a despesa.
Os gastos com estoque se dividem em:
1.1.1. Custo de produto
Este é o investimento que foi feito em cada material adquirido com os fornecedores.
1.1.2. Custo de falta do produto
Refere-se à falta de itens no estoque, o que pode acontecer por conta de atrasos na entrega do fornecedor ou de produtos que foram perdidos, danificados, quebrados ou que deterioraram ou venceram. Esse último aspecto é causa de grandes prejuízos para a empresa.
1.1.3. Custo de manutenção
Essas despesas estão relacionadas à mão de obra, inventário, aluguel do espaço físico, impostos, entre outros, além dos gastos que materiais parados ou encalhados geram.
Processos logísticos bem-sucedidos estão relacionados à rapidez e à eficiência nas etapas de recebimento e distribuição de produtos. Por isso, se as operações de estoque e armazenagem são otimizadas, a empresa tem grandes chances de reduzir gastos significativos.
Além disso, um controle eficaz do estoque é essencial para que um empreendimento atinja o equilíbrio entre a oferta e a demanda, o que envolve também o setor de compras. Desperdícios, vendas perdidas e excesso de produtos são fontes de preocupação que podem ser evitadas com um mapeamento mais inteligente da armazenagem.
1.2. Embalagem
A embalagem é fundamental não somente para causar uma ótima impressão no cliente ao receber seu produto, mas também porque o acondicionamento correto dos itens evita acidentes e defeitos nas mercadorias, redobrando a segurança.
Além de intensificar a proteção, é possível economizar e otimizar o uso do espaço dentro dos veículos quando embalagens adequadas e boas práticas de empacotamento — como enviar itens desmontados — são adotadas.
Assim, a embalagem certa pode ser um grande diferencial e gerar economia até na etapa de armazenamento.
1.3. Transportes e fretes
O custo de transportes é de fato um dos mais expressivos para as empresas — sobretudo para aquelas que possuem frota própria. As despesas envolvem aquisição de veículos, manutenção, ociosidade, depreciação, combustível, entre outros.
Como a maior parte do que é produzido no Brasil é escoado ao longo de sua vasta malha rodoviária, os veículos precisam percorrer grandes distâncias, o que contribui para o desgaste mais rápido do caminhão, além de aumentar a exposição a riscos.
Afinal, problemas como acidentes e roubos de cargas são, infelizmente, muito comuns nas estradas brasileiras. Assim, a necessidade de investir em práticas de gestão de risco faz com que o preço final do frete fique ainda mais elevado.
1.4. Logística tributária
O Brasil é um país que possui uma alta carga tributária e também uma legislação conhecida por ser complexa. Um planejamento tributário bem pensado e estruturado é vital para que a empresa tome conhecimento de isenções fiscais, evite multas, ou até busque sistemas de sociedade diferenciados para reduzir a cobrança de taxas.
Conheça os principais impostos que incidem na logística:
- IRPJ – Imposto de Renda Pessoas Jurídicas: tributo federal calculado com base no lucro real, presumido ou arbitrado da empresa, de acordo com seu regime de sociedade;
- CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido: semelhante ao Imposto de Renda, sua taxação também varia de acordo com o regime de tributação adotado pela empresa;
- PIS/PASEP – Contribuição para os Programas de Integração e Formação do Patrimônio do Servidor Público: esse imposto é recolhido mensalmente sobre o faturamento total das empresas dentro do período de um mês. A alíquota pode variar entre 0,65% e 1,65%;
- Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social: da mesma forma que o tributo anterior, este também é calculado com base no faturamento das empresas. A contribuição varia entre 3 a 7,6%;
- IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados: tributo que incide sobre a produção de qualquer tipo de mercadoria e que possui alíquotas variadas;
- ICMS – Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal: esse tributo estadual está relacionado à circulação de mercadorias, serviços de transporte, entrada e saída de cargas, fornecimento de produtos, entre outras atividades. As alíquotas mudam de acordo com as diferentes regiões;
- ISSQN – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza: é um imposto municipal que deve ser pago por prestadores de serviço, tanto empresas quanto autônomos.
1.5. Tecnologia
Devido à natureza intrincada dos processos logísticos, empresas precisam lidar com o desafio de tornar entregas mais eficientes e rápidas e, ao mesmo tempo, reduzir erros, custos e manter o estoque sob controle.
Todas essas tarefas são facilitadas pela automação de processos com o uso de ferramentas tecnológicas. O uso de plataformas digitais está se tornando algo cada vez mais imprescindível para que a logística nas empresas opere em alta performance.
Com a ajuda dessas plataformas, procedimentos burocráticos ou repetitivos são eliminados, da mesma forma que erros e inconsistências são drasticamente reduzidos. O resultado é a agilidade e também a redução de custos em médio e longo prazo.
Contudo, existe um gasto com a compra e instalação de softwares e hardwares — custo que vai depender das escolhas e necessidades de cada empresa.
1.6. Operações de distribuição
Para manter um sistema logístico em pleno funcionamento, existem vários detalhes e gastos operacionais que devem ser considerados. Nesse cenário, existem despesas que são fixas e variáveis. Veja alguns exemplos:
- Custos fixos: aluguel e taxas do espaço físico; equipamentos; salários; impostos.
- Custos variáveis: manutenção; mão de obra e horas extras; seguros de cargas; pneus, combustível e lubrificantes; compra de peças.
1.7. Custo humano
Por fim, o gasto com mão de obra para o trabalho também faz parte da equação que formam os custos logísticos. Assim, é preciso considerar os salários dos gestores de frotas e dos outros colaboradores que fazem parte da equipe logística.
Além disso, é sabido que no mercado existe uma falta de profissionais qualificados para esse setor. Consequentemente, para manter o nível de qualidade, empresas precisam oferecer ofertas maiores para aqueles que sejam mais capacitados ou experientes ou, ainda, investir em treinamentos e qualificação para sua equipe, o que contribui para aumentar os gastos.
2. Crie um plano de ação específico para cada área
Ter conhecimento dos custos logísticos é uma etapa essencial para saber como reduzi-los. Como as despesas são bem diferentes entre si, os gestores devem criar um plano de ação pensando em cada elo do sistema logístico e buscar formas de aprimorar todas as etapas. Confira algumas delas:
2.1. Mapeamento de processos
Se não existe uma definição ou padronização dos processos logísticos, cada colaborador age da maneira que ele acredita estar certa, sem base em um método embasado, o que pode gerar falhas e desperdícios.
O mapeamento dos processos consiste em avaliar todas as sequências operacionais e adotar práticas para que as diferentes etapas fiquem mais eficientes, evitando gargalos e restrições.
Sendo assim, entender como acontece o fluxo das atividades possibilita que gestores redesenhem o layout da produção, encurtando tarefas e otimizando o tempo e o uso dos recursos.
Perdas e desperdícios ao longo das operações são muito comuns. Infelizmente, eles não agregam qualquer valor ao serviço da empresa e representam apenas dinheiro sendo jogado fora.
Portanto, revisar o planejamento periodicamente e entender como todas as operações — desde a recepção dos produtos até a expedição — podem ser melhoradas são práticas fundamentais que devem ser incorporadas à rotina da empresa.
2.2. Automação de tarefas
A realização de procedimentos manuais causa, muitas vezes, o aumento de gastos, uma vez que se perde mais tempo e os riscos com erros e gargalos são maiores. Assim, tarefas excessivamente burocráticas e repetitivas têm impacto direto no preço final do produto, o que leva a empresa a perder lucratividade e competitividade no mercado.
Automatizar processos é muito vantajoso, pois é possível programar máquinas e softwares para realizar trabalhos de forma mais rápida e eficiente. Com mais tempo disponível, a equipe pode, então, se concentrar em assuntos mais estratégicos ligados ao direcionamento do negócio.
Tarefas como a emissão de documentos ou notas fiscais, por exemplo, podem ser facilmente otimizadas. No fim das contas, qualquer erro nesses processos pode acarretar multas ou apreensão de uma mercadoria, comprometendo o tempo de entrega e gerando mais custos.
2.3. Uso de sistemas integrados
Como vimos, soluções tecnológicas são indispensáveis para o funcionamento de qualquer empresa hoje em dia. Para o setor da logística, softwares são grandes aliados, já que eles concentram um grande volume de informações detalhadas sobre todos os processos em tempo real e permitem a automação de tarefas.
O resultado é mais informação qualificada e atualizada e controle de toda a cadeia logística, simplificando e agilizando as tomadas de decisões dos gestores.
Por essa razão, é essencial investir em uma plataforma integrada para otimizar processos e também custos. Um sistema completo e acessível para todos os setores envolvidos evita duplicação de dados, desencontros, perdas e erros.
Dessa forma, um sistema integrado na cadeia de suprimentos aprimora a visibilidade e assegura que uma infinidade de tarefas seja realizada com mais precisão e segurança, como:
- acompanhar, em tempo real, todas as atividades;
- monitorar indicativos de performance e relatórios;
- controlar estoques;
- prever demandas;
- supervisionar o fluxo de caixa e limitar gastos;
- cuidar da conformidade fiscal;
- realizar consultas rápidas e compartilhar informações com a equipe, evitando dúvidas e inconsistências;
- usar dados relevantes sobre os clientes para aprimorar os serviços e entender hábitos de consumo;
- estudar melhores rotas de distribuição;
- agendar manutenções.
2.4. Relacionamento com fornecedores
Os fornecedores são um elo importante na cadeia de suprimentos. Sem eles, a empresa não recebe os insumos necessários para a produção e, assim, não pode realizar vendas.
Todavia, o ciclo de aquisição e entrega de insumos para a produção deve ser bem delineado pela empresa, caso contrário, a organização terá que lidar com uma série de riscos que podem colocar suas operações em xeque e provocar mais despesas.
Dessa forma, contar com bons fornecedores é a maneira mais eficiente de garantir entregas dentro do prazo e materiais com o melhor custo-benefício.
Gestores precisam trabalhar para que o setor de compras e a cadeia de distribuição estejam em perfeito alinhamento. Realizar cotações de preços, monitorar o desempenho de fornecedores e saber identificar aqueles que prestam o melhor serviço são estratégias que precisam fazer parte do dia a dia da empresa. A tecnologia pode ajudar por meio de sistemas que automatizam cotações, negociações e fechamento de contratos.
Contudo, é importante ressaltar que a empresa deve buscar valorizar e estreitar laços com fornecedores-chave. A manutenção desse relacionamento é muito importante para garantir que ambas as partes trabalhem em uma parceria com a qual todos se beneficiam.
Ao estabelecer um vínculo vantajoso e forte com bons fornecedores, uma organização garante sua preferência e pode conquistar benefícios como descontos, envios mais rápidos ou formas de pagamento mais interessantes.
2.5. Estratégias de armazenagem, distribuição e controle de estoques
Estoque e armazenagem são conceitos que estão interligados. É sabido que produtos parados representam perda de dinheiro e comprometem o giro da empresa. Por outro lado, a falta de materiais implica vendas perdidas, atraso nas entregas e insatisfação dos clientes.
Para resolver essa matemática, saber dimensionar corretamente os níveis dos estoques e equilibrar ofertas e demandas são grandes diferenciais.
Como o volume e o período de tempo que um item precisa ficar estocado varia de acordo com o material, a empresa deve buscar auxílio da tecnologia e monitorar indicadores que ajudarão gestores a traçar estratégias mais adequadas para cada produto. Afinal, dados confiáveis e atualizados são fundamentais para que o planejamento e o controle de toda a produção sejam de fato eficientes.
Sendo assim, cada empresa deve entender com clareza seus fluxos e pontos fixos para estudar estratégias de armazenagem que possam se adequar à sua produção e às demandas dos clientes.
O cross docking, por exemplo, é uma tática interessante que permite que empresas trabalhem com estoque mínimo. Nesse sistema, os produtos são primeiramente vendidos e, somente depois disso, todo o processo de pedido de insumos para o fornecedor e a fabricação começam.
Desse jeito, o cross docking praticamente dispensa a etapa da armazenagem, o que contribui para a redução de custos e ainda colabora para a implementação do fluxo contínuo da produção.
Da mesma forma, o transporte de cargas fracionadas é um modelo logístico que promove a minimização de gastos. Nesse sistema, a empresa pode trabalhar com remessas menores, otimizando espaço em um caminhão. Assim, a organização não precisa arcar com o custo de lotar um veículo inteiro com seus produtos.
O transporte de carga fracionada possibilita o envio das mercadorias em pequenos lotes na medida em que eles ficam prontos, agilizando as entregas e minimizando o tempo dos produtos em estoque.
Esse modelo também contribui para a gestão de riscos, uma vez que a produção é escoada aos poucos, e não tudo de uma vez só em um único veículo. Em caso de perdas, a empresa precisa apenas lidar com um prejuízo parcial, e não total.
3. Os 4 erros fatais na otimização de custos
Como os custos logísticos representam uma parcela significativa do valor do produto, estar atento para otimizar o orçamento e garantir a lucratividade é essencial para a sustentabilidade de um negócio.
Para otimização dos custos, executar processos enxutos, eficientes e rápidos são vitais. Entretanto, medidas de redução de gastos devem ser tomadas de forma inteligente para que a qualidade do serviço não seja sacrificada.
Sendo assim, gestores devem considerar tanto o custo quanto a performance e, também, encontrar um equilíbrio entre as partes para manter as contas em dia. Conheça alguns erros que você não deve cometer para realizar uma economia acertada:
3.1. Dispensar o uso de embalagens adequadas
Muitas empresas subestimam a importância das embalagens e acabam escolhendo economizar nesse aspecto. Afinal, pacotes mais robustos — feitos de materiais melhores — são mais resistentes, porém costumam ser bem mais caros.
Muitos negócios pensam que esse investimento não se justifica, uma vez que o mais importante, de fato, é a qualidade do produto que está sendo enviado. Contudo, é preciso lembrar que uma mercadoria, até chegar ao seu destino final, estará sujeita a muita movimentação e intempéries.
Assim, o descuido com a embalagem pode gerar uma série de prejuízos e problemas futuros, além de desagradar os clientes.
Portanto, a economia com as embalagens deve ser sensata. Caixas muito maiores que um determinado produto, por exemplo, podem fazer com que eles fiquem instáveis e sofram arranhões ou amassados.
3.2. Não atentar à cubagem
Pegando um gancho com o tópico anterior, otimizar o espaço dentro de um caminhão e cuidar do processo de acomodação dos itens em um veículo é conhecido como cubagem. Ela é calculada com base no peso e no volume de uma mercadoria e tem impacto direto no valor do frete.
Assim, para diminuir custos logísticos por meio da cubagem, empresas podem adotar estratégias como:
- enviar o máximo de produtos possíveis desmontados;
- utilizar caixas com o tamanho exato dos itens;
- avaliar a cobrança por tipo de peso e buscar enviar partes do produto separadas, se for o caso.
3.3. Não otimizar as rotas
O planejamento de rotas consiste no uso de uma tecnologia qualificada que permite a criação de mapas inteligentes.
Essas rotas otimizadas levam em conta os pontos de entrega, o caminho total a ser percorrido, gastos de combustível, horas de trabalho do motorista, entre outros aspectos e variáveis.
Quando esse planejamento é realizado, é possível gerenciar riscos, evitar atrasos e reduzir custos operacionais, além de lidar com problemas como ociosidade da frota ou desgaste de um determinado veículo.
3.4. Não fazer o rastreamento dos pedidos
Rastrear pedidos é um recurso tecnológico que permite que a empresa saiba a localização exata de uma mercadoria ou de um veículo.
Esse monitoramento em tempo real possibilita que gestores identifiquem riscos e problemas. Assim, podem tomar decisões mais ágeis e acertadas, como fazer um atendimento mais qualificado para o consumidor ou notificar casos de atraso. Essa ferramenta também colabora com o controle e a segurança da carga.
Com o monitoramento a distância, a empresa pode acompanhar o desempenho do motorista e garantir que os padrões de qualidade determinados estão sendo cumpridos.
Os gastos com a armazenagem e circulação de produtos são expressivos. Nesse tom, empresas precisam estar sempre atentas aos desafios e buscar formas de otimizar custos logísticos, o que é fundamental para uma gestão eficiente e equilibrada de um negócio.
Os custos logísticos são uma parte significativa das despesas de uma empresa, mas com as estratégias corretas, é possível reduzi-las significativamente. Ao entender e otimizar cada aspecto dos custos logísticos, sua empresa não só economizará dinheiro como também melhorará sua eficiência operacional e competitividade no mercado.
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